6.0 Controllo e monitoraggio del progetto

Controllare il progetto significa semplicemente controllare attentamente se il tuo progetto sta procedendo in linea con il piano di progetto o meno. In caso di qualsiasi deviazione, il gestore è tenuto ad agire di conseguenza.

Idealmente, il piano di progetto dovrebbe essere utilizzato per controllare e monitorare il progetto. Tuttavia, è imperativo apportare continue modifiche al piano di progetto man mano che il progetto procede.

Rivedere gli incontri #

Lo stato di avanzamento del progetto dovrebbe essere controllato tenendo riunioni di revisione a intervalli regolari di tempo. I seguenti parametri dovrebbero essere tenuti a mente durante lo svolgimento di tali riunioni:

  • Dovresti concederti una discussione informale con il tuo team prima che si tenga una riunione
  • In primo luogo, fai tu stesso una revisione dettagliata del progetto. Identifica i problemi analizzando a fondo tutte le attività che devono essere completate nelle prossime settimane e poi discutile nella riunione di revisione.
  • Assicurati di far circolare in anticipo l’agenda della riunione.
  • Se deve essere presa una decisione importante, assicurarsi che tutte le persone con l’autorità per prendere tale decisione siano presenti alla riunione
  • L’incontro dovrebbe iniziare raccontando prima i suoi obiettivi chiave.
  • Dovrebbe essere effettuato un confronto dettagliato dello stato attivo del progetto e del piano previsto.
  • Assicurati di non accettare deviazioni significative dal piano di progetto iniziale
  • Le riunioni di revisione dovrebbero essere sufficientemente lunghe per discutere le questioni sottostanti, ma non troppo lunghe per ignorare l’importanza del tempo dei partecipanti.
  • Prendi l’abitudine di concludere sempre la riunione ribadendo le decisioni importanti e consigliando la via da seguire.
  • Tutte le riunioni dovrebbero essere seguite da un rapporto sulla riunione da far circolare entro un giorno dalla riunione. Può semplicemente comportare la decisione importante, o può dare un resoconto dettagliato dei problemi e delle soluzioni proposte. La scelta dei dettagli dipenderà dalla complessità del problema in questione.

Risoluzione del conflitto #

I conflitti sono destinati a verificarsi quando persone con background diversi tendono a lavorare insieme. I conflitti sul posto di lavoro possono essere generalmente suddivisi nelle seguenti categorie:

  • Conflitti personali tra individui diversi
  • Ruoli poco chiari o sovrapposti e incertezza sull’autorità decisionale
  • Conflitti sulla differenza di aspettative, preferenze e obiettivi

Un approccio noto come “approccio win-win” ha mostrato risultati significativi in caso di risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro. Il metodo include:

  1. In primo luogo, dovresti rivolgerti a entrambe le parti per saperne di più sul conflitto
  2. Dopo aver ottenuto informazioni sufficienti, lavorare per raggiungere un terreno comune per l’accordo di entrambe le parti. Ciò garantisce che il processo di risoluzione dei conflitti inizi con una nota positiva.
  3. Dovresti quindi chiedere alle parti in conflitto di pensare a un possibile modo per risolvere il problema in questione
  4. Dopo che le soluzioni sono state determinate, concentrati su un piano praticabile per implementare le soluzioni pre-identificate
  5. Documentare e agire in base alle raccomandazioni

L’approccio win-win è ampiamente accettato in quanto fornisce uno spazio significativo per il contributo di entrambe le parti in conflitto e consente loro di camminare mano nella mano verso una possibile soluzione. Tuttavia, va notato che questo approccio potrebbe non funzionare sempre. In tali casi, devi concordare con le parti in conflitto che il conflitto rimane ancora irrisolto. Si possono quindi applicare i seguenti approcci:

  • In caso di conflitto tecnico, ricorrere alla risoluzione della questione tramite un esperto tecnico e chiedere a lui il suo prezioso parere.
  • In caso di conflitto non tecnico, coinvolgere un senior manager o uno sponsor del progetto. Va notato che alle persone non piace essere costrette a risolvere i propri conflitti attraverso un supervisore, quindi questo metodo dovrebbe essere utilizzato solo se tutti gli altri metodi hanno fallito.

Dovresti anche tenere presente che alcuni conflitti potrebbero effettivamente essere positivi per il team in quanto potrebbero aprire nuove strade per la cooperazione e il coordinamento. Si dovrebbe sempre essere consapevoli nel caso di risoluzione di conflitti multiculturali poiché il quadro di riferimento cambia in modo significativo in questi casi, ad esempio i conflitti sono percepiti in modo diverso negli Stati Uniti, in Cina o in India. Per rispettare i risultati del tuo progetto, è fondamentale risolvere i conflitti il prima possibile.

Risoluzione dei problemi del progetto #

I problemi di progetto possono essere generalmente classificati nelle seguenti categorie:

  • Relativo alle persone: i problemi relativi alle persone possono essere dovuti al fatto che il tuo team non ha le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati. In tal caso devi:
    • Forma il tuo personale se il budget e il programma del progetto lo consentono. Tali pezzi di formazione dovrebbero essere aggiunti in anticipo al tuo piano di progetto.
    • Cerca di portare a termine il lavoro tramite un fornitore o un consulente esterno.
  • Relativo alla pianificazione: se il tuo progetto è in ritardo rispetto alla pianificazione, dovresti:
    • Perfeziona le priorità del progetto e osserva se tutte le attività sono effettivamente importanti o meno
    • Lavora sulle attività esistenti e non accettarne di aggiuntive
  • Se i costi del progetto superano il budget predefinito:
    • Monitorare regolarmente i costi del progetto in modo che eventuali superamenti dei costi possano essere identificati il prima possibile
    • L’ambito del progetto continua a cambiare

I principali problemi di progetto sorgono a causa dei seguenti motivi:

  • Pianificazione inadeguata: attività poco chiare in cui i processi non sono adeguatamente documentati e i potenziali rischi non sono stati identificati. È caratterizzato da una comunicazione impropria poiché il project manager non ha l’esperienza per gestire la sua squadra.
  • Scoping scadente: gli obiettivi e il campo di applicazione sono troppo ristretti o troppo generalizzati o forse non sono in linea con i requisiti degli stakeholder.

Controllare il cambiamento #

I project manager spesso identificano la gestione del cambiamento continuo come la parte più impegnativa del loro lavoro. Tali cambiamenti sono inevitabili e spesso influenzano la pianificazione del progetto, il budget e talvolta anche i risultati del progetto. È imperativo utilizzare un protocollo di controllo e modifica per far fronte a queste sfide. Tale meccanismo comporta:

  1. Assicurarsi che i requisiti e le richieste di modifica siano presentati per iscritto utilizzando un modello di richiesta di modifica
  2. Il passaggio successivo consiste nel rivedere i parametri del progetto come risultati, costi, ecc. In linea con le modifiche richieste al progetto. Implica anche l’analisi di cosa accadrebbe se le modifiche richieste non venissero apportate.
  3. Puoi quindi accettare o rifiutare la richiesta di modifica. Puoi anche coinvolgere le principali parti interessate e il tuo team di progetto in questa decisione. Informare gli interessati se la richiesta è stata accolta o respinta.
  4. Nel caso in cui la richiesta di modifica venga accettata, documentarla e aggiornare di conseguenza il piano di progetto.
  5. Informare il richiedente e tutte le parti interessate dell’accettazione e dell’impatto delle modifiche richieste. Puoi anche includere questa discussione nella tua prossima riunione di revisione del progetto.