5.0 Il processo di esecuzione del progetto

Questa sezione richiede un piano d’azione definito. Ora ti verrà richiesto di avviare formalmente l’applicazione pratica del tuo progetto pre-programmato. Dovrai supervisionare le attività del tuo team in linea con i risultati pre-identificati stabiliti nel piano di progetto. Di seguito è riportato un esempio di ordine del giorno che può essere utilizzato per avviare il processo di riunione:

Al termine della riunione, ti verrà richiesto di scrivere un rapporto sulla riunione iniziale e di inoltrarlo a tutte le principali parti interessate. Questo dovrebbe essere fatto il prima possibile, cioè entro un giorno o al massimo 2 giorni dopo la riunione.

Suggerimento per professionisti: Prendi l’abitudine di inviare sempre resoconti e verbali delle riunioni dopo ogni riunione. Questi dovrebbero poi essere compilati insieme ad altri documenti del progetto e conservati in un luogo accessibile a tutte le parti interessate del progetto.

Leader e gestione #

I project manager spesso tendono ad avere ruoli più ampi e nessuna autorità chiara. Il ruolo di un project manager è quindi considerato ambiguo in cui gestisce persone che sono sia junior che senior per lui in termini di esperienza di progetto. Pertanto, come project manager, avresti bisogno della saggezza per gestire team di individui di diversi livelli di anzianità, dipartimenti diversi, competenze diverse e culture diverse.

Avrai bisogno di conoscenze teoriche riguardanti gli stili di gestione e di leadership e dovrai scegliere lo stile in modo appropriato in linea con lo scenario in questione. La discussione dettagliata di questo argomento va oltre lo scopo della nostra guida alla gestione dei progetti; tuttavia, di seguito sono elencati tre principali tipi di stili di leadership:

  • Leadership orientata al compito: è focalizzata sul raggiungimento dei risultati del progetto attraverso una corretta organizzazione delle risorse e delle persone
  • Leadership partecipativa: il leader sollecita la partecipazione del team di progetto al processo decisionale. Un tale stile aiuta a inculcare un senso di sé e di coordinazione, ma potrebbe non essere adatto quando è necessaria un’azione rapida e rapida.
  • Direzione direttiva: la squadra è fatta agire secondo la direzione del capo staff. Questo stile scoraggia l’opinione e la partecipazione individuali, ma è efficace in tempi di crisi.

Nota: Il capo progetto deve sapere quando quale stile o un mix di stili dovrebbe essere adottato. Inoltre, lo stile scelto deve essere personalizzato in base ai requisiti della situazione attuale, dell’organizzazione, del team di progetto, dell’area e del risultato del progetto.

Garantire un lavoro ottimale del tuo team #

Affinché un team di progetto funzioni in modo ottimale, il project manager deve impegnarsi in modo intelligente per mantenere tutte le cose in carreggiata. I seguenti fattori devono essere considerati affinché un team di progetto lavori in modo efficiente:

  • Chiara identificazione dei ruoli e delle responsabilità di ogni individuo
  • Prima ascolta e poi comunica. I manager dovrebbero prima essere buoni ascoltatori, altrimenti il team potrebbe non prestare attenzione alle loro comunicazioni
  • Non astenersi mai dal riconoscere e dai complimenti. Il project manager dovrebbe prendere l’abitudine di riconoscere sempre i risultati di un membro del team al proprio manager funzionale.
  • Sii appassionato nel tuo lavoro. Positività e passione sono una forza contagiosa che passa da un individuo in una squadra ad altri
  • Agisci sempre in base a ciò che hai promesso. Sviluppa un senso di fiducia e rende la squadra affidabile nei confronti del manager
  • Predica e ribadisci che i membri del team dovrebbero sempre pensare come una squadra, non come individui
  • Osserva se la tua squadra non sta lavorando insieme. Fare sforzi seri per risolvere eventuali conflitti e fornire formazione sul lavoro di squadra
  • Assegna responsabilità e potere decisionale limitato ai membri del tuo team. Ciò li darà potere e li aiuterà a svolgere il loro lavoro in modo più efficiente. Tuttavia, è anche importante che, oltre al proprio giudizio, facciano anche seri sforzi per aderire alle linee guida fornite da te.

Comunicazione effettiva #

La comunicazione è la chiave del successo di qualsiasi progetto. In qualità di project manager, ti viene data la responsabilità di tenere unito e aggiornato il team attraverso una comunicazione efficace. Ti verrà richiesto di utilizzare varie piattaforme come telefono, e-mail, riunioni, ecc. Per raggiungere il tuo obiettivo.

In primo luogo, dovresti concentrarti sull’essere un buon ascoltatore e poi sforzarti di comunicare in modo efficace. I membri del team tendono a rispettare e apprezzare un manager attento alle loro opinioni, problemi e obiezioni. Inoltre, un ascolto attento ti fornirà anche un feedback sul flusso del processo e sul livello di comprensione del tuo team.

Un altro aspetto della comunicazione è un adeguato coordinamento tra te e le parti interessate del progetto. È necessario adottare misure appropriate per consentire l’accesso alle informazioni alle parti interessate. Questo può essere fatto in un processo graduale in cui il team di progetto avrà accesso a tutte le informazioni di base in un ambiente collaborativo. Qualsiasi membro del team può a sua volta essere impiegato per assumere il controllo del sistema di condivisione delle informazioni del progetto.