5.0 Gestione dei progetti (Parte 2) – Qualità e informazione

Qualità #

Il risultato del progetto deve soddisfare una serie di criteri di qualità. Questo vale anche per i numerosi deliverable intermedi del progetto. Quando si gestisce un progetto, è fondamentale stabilire, concordare e documentare i criteri di qualità nella fase di definizione. Questi criteri non devono mai essere tralasciati. Al termine del processo di attuazione, è possibile confrontare un elenco completo di requisiti. Ciò consente al team di progetto di dimostrare di aver aderito ai requisiti del progetto. Ulteriori criteri di qualità possono essere fissati per determinate attività del progetto. Ad esempio, un determinato lavoro può essere svolto esclusivamente da persone certificate.

Superiorità nella pianificazione del progetto:

  • Definire il livello di qualità richiesto per il risultato finale del progetto e per i beni intermedi (questo avviene principalmente nella fase di definizione).
  • Definire il livello di qualità richiesto nell’esecuzione delle diverse operazioni del progetto.

Monitoraggio dello sviluppo in termini di qualità:

  • Convalidare i risultati (intermedi).
  • Risolvere eventuali problemi con la qualità.
  • Confermare che il livello di qualità richiesto è stato raggiunto nella rendicontazione del progetto,
  • Affrontare eventuali lamentele (in particolare nella fase di follow-up).

Gestione del progetto è danneggiato dal perfezionismo. Un approccio pragmatico agli standard di qualità di un progetto può essere riassunto come “Abbastanza bene è buono”. Le iniziative che cercano di raggiungere il massimo grado di qualità possibile sono spesso destinate al fallimento.

Organizzazione #

Il team deve essere controllato all’interno di un progetto. Nei termini più semplici, gestione della squadra sta selezionando chi svolgerà quali attività da un elenco di attività possibili. Inoltre, comprende tutte le competenze trasversali (ad es. metodi motivazionali, capacità di comunicazione e stili di leadership) necessarie per svolgere un compito con un gruppo di individui. Indipendentemente dal loro significato, lo scopo di questa guida non include queste competenze trasversali.

Struttura organizzativa nei piani di progetto:

  • Forma la squadra.
  • Delegare il potere ai membri del team;
  • Assegna le responsabilità ai membri del team.
  • Concordare la disponibilità del personale con altri responsabili (di progetto) e con i dirigenti superiori.

Monitoraggio dei progressi dell’organizzazione:

  • Supervisiona la squadra.
  • Tieni d’occhio i fattori umani (soft skills).
  • Agire come collegamento tra le parti interessate del progetto.

Informazione #

La componente informativa riguarda il modo in cui, da chi e su quali basi possono essere effettuate le scelte. Chi ha l’autorità di prendere decisioni su alcuni aspetti del progetto? È il project manager, il cliente o un membro del team con una notevole esperienza? Cosa e chi verrà archiviato? Verranno utilizzati strumenti (ad esempio, un sito Web del progetto, un tracker dei problemi, notifiche e-mail e un’agenda condivisa)? Queste e altre richieste informative devono essere indirizzate prima di avviare un progetto. Le organizzazioni che lavorano regolarmente sui progetti dispongono di una varietà di strumenti (ad es. modelli di Word) per la gestione delle informazioni all’interno di un progetto.

I piani di progetto includono le seguenti informazioni:

  • A chi e in quale formato devono essere fornite le informazioni?
  • Quali dati verranno raccolti, diffusi e archiviati?
  • Come verrà utilizzata la tecnologia dell’informazione?

Monitoraggio delle informazioni in corso:

  • Programma consultazioni periodiche.
  • Garantire che le informazioni appropriate siano comunicate alla persona appropriata.
  • Verificare il rispetto degli accordi.
  • Preparare il rapporto di progetto.
  • Un elenco di problemi
  • Registro dei rischi
  • Verbali delle riunioni

La lista dei problemi enumera ogni argomento che deve essere affrontato. Questo elenco dovrebbe essere affrontato frequentemente. È stato fornito un modello per un elenco di azioni e decisioni per aiutare a tenere traccia dei progressi e documentare le scelte effettuate. È stato aggiunto un registro dei rischi per aiutare a documentare i pericoli scoperti nel corso di un progetto.

Questi rischi devono poi essere affrontati e, se necessario, eliminati durante la prossima riunione del team di progetto. Infine, è stato fornito un esempio di rapporto sulla riunione per dimostrare come preparare e archiviare questo tipo di rapporto. L’Appendice 3 fornisce un elenco di utili utilità di terze parti.

Un elemento critico della protezione delle informazioni di progetto è che tutte le scelte dovrebbero essere ripetibili. Le decisioni vengono spesso prese verbalmente e non vengono registrate. Indipendentemente da quanto al momento tali scelte sembrino ovvie a entrambe le parti, alla fine devono essere documentate. Se ciò non può essere realizzato, la scelta non registrata può diventare causa di confusione o addirittura conflitto.

Numerose iniziative sono ritardate a causa di interventi esterni (ad esempio, “questo è ancora più critico”, “questo è più politicamente corretto”, “il cliente vuole che prima lavoriamo su qualcos’altro”). Tenere un diario personale per questo tipo di azione può aiutare i project manager a determinare il motivo dei ritardi del progetto.