4.0 Il processo di pianificazione del progetto

Hai lavorato in precedenza allo Statement of Work (SOW) e hai una conoscenza approfondita del tuo progetto. Inoltre, sei anche venuto a conoscenza dei vari aspetti, ipotesi e rischi associati al tuo progetto. Pertanto, dovresti ricorrere a un’ulteriore pianificazione, che include:

  • Dettagli delle attività: Dovrebbe essere creata una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) dettagliata in linea con i requisiti di lavoro e l’intervallo di tempo
  • Determinare le dipendenze: Dovrebbe essere realizzato un diagramma di rete per dimostrare le dipendenze tra le varie attività del progetto
  • Identificazione delle risorse: Prenditi il tuo tempo per identificare tutte le risorse necessarie per il progetto, comprese attrezzature, manodopera, finanze, strutture, ecc.
  • Stabilire il programma: Lavorare per mantenere una pianificazione realizzabile in linea con l’orizzonte temporale del progetto e ridefinire l’ambito del progetto.
  • Piano di gestione del progetto: Raccogli e incorpora tutte le informazioni in un piano di gestione del progetto da utilizzare come documento di riferimento per il tuo progetto. Il piano dovrebbe quindi essere approvato dai principali stakeholder associati al progetto.

La struttura di ripartizione del lavoro (WBS) #

La WBS è considerata uno strumento efficiente che facilita l’elenco di tutte le attività coinvolte in qualsiasi progetto. È il primo passo nel processo di pianificazione del progetto. Il sistema WBS consente di formare i capi principali riguardanti le principali attività che devono essere eseguite. Inoltre, puoi raggruppare diverse attività minori in queste attività principali, consentendoti di avere una visione chiara del processo di esecuzione del progetto.

Un passaggio chiave nella formazione della WBS è identificare le principali pietre miliari e dettagliare tali attività che devono essere svolte in un processo graduale per raggiungere l’efficienza gestione dei compiti . Si noti che le principali pietre miliari sono state precedentemente identificate nel SOW. Questo approccio fornirà risultati ottimali se tu e il tuo team avete familiarità con il flusso di lavoro, le pietre miliari e il progetto. Tuttavia, se la familiarità è ridotta, dovresti ricorrere all’inclusione di qualcuno nel tuo spazio di lavoro (ma non necessariamente nel tuo progetto) un individuo che ha esperienza precedente con tale progetto.

Per una migliore comprensione, diamo un’occhiata a una semplice WBS per il design di un sito Web:

Inoltre, per progetti che includono maggiori dettagli, è possibile adattare le seguenti WBS:

Suggerimento per professionisti: Si dovrebbe essere consapevoli del livello di dettagli nella WBS. Dovrebbe variare tra 3-5 per facilità di comprensione. Se supera 5 diventa sempre più complesso.

I diagrammi di rete #

La WBS consente solo di raggruppare e strutturare il flusso di lavoro, ma non tiene conto delle dipendenze nelle attività del progetto. D’ora in poi, un diagramma di rete entra in scena per questo scopo. I diagrammi di rete consentono di illustrare le dipendenze, la sequenza e la pianificazione delle varie attività del progetto. Dopo aver formato questo diagramma, sarai in grado di determinare la pianificazione del tuo progetto in linea con la tempistica del progetto.

Per un’ulteriore comprensione, si consideri il seguente diagramma di rete del progetto “Build Shed”:

I rettangoli nel diagramma di rete sopra mostrano le principali attività che devono essere eseguite mentre le frecce mostrano la relazione tra tali attività. Da un’attenta osservazione, dal diagramma di rete si possono ricavare le seguenti informazioni:

Poche attività possono essere svolte parallelamente l’una all’altra. Comprende l’attività Taglia legno, Costruisci capannone e Supervisiona l’attività di indurimento del cemento. Tuttavia, è possibile solo se ci sono diversi team che lavorano fianco a fianco su ciascuna serie di attività.

Il diagramma ha una serie di frecce chiare e scure. Le frecce scure rappresentano il Percorso Critico che può essere inteso come aree o attività del progetto che consumerà il massimo tempo. Comprende attività come la costruzione della base del capannone, la supervisione dell’indurimento del cemento e il montaggio del capannone. Qualsiasi ritardo in queste attività influenzerà a sua volta la tempistica dell’intero progetto. Pertanto, questi passaggi dovrebbero essere attentamente monitorati al fine di garantire il completamento tempestivo del progetto.

Il diagramma di Gantt #

Sia la WBS che i diagrammi di rete non forniscono una breve panoramica della pianificazione del progetto in corso. Un diagramma di Gantt è di immensa importanza in questo senso. Di seguito è riportato un diagramma di Gantt per il progetto di capannone di costruzione:

Va notato che diagramma di Gantt non ha lo scopo di mostrarvi la relazione tra le varie attività del progetto. Ma ci sono alcuni pacchetti software che possono consentire di rappresentare le relazioni di attività tramite il diagramma di Gantt. Consentono inoltre la dimostrazione della panoramica del progetto e del percorso critico del progetto.

Nota che hai imparato a mappare le attività del progetto e stabilito un programma attraverso l’attenta determinazione della sequenza delle attività nel tuo progetto. Il prossimo passo in questo senso è quello di arricchire le risorse necessarie necessarie per completare il tuo progetto. Dopo aver completato questo passaggio, potrebbe essere necessario tornare al diagramma di Gantt per perfezionare la pianificazione del progetto.

Stima dei requisiti di risorse #

Questa fase prevede l’identificazione delle risorse necessarie per eseguire le attività del tuo progetto. Le risorse necessarie includeranno finanze, manodopera, materiali, attrezzature e altri requisiti. Ad esempio, per progettare un sito Web, potresti aver bisogno di software, programmatori, spazio designato per riunioni, computer, grafici, ecc.

Le persone come risorsa #

Le persone sono considerate la risorsa più importante in ogni campo. Dovrai identificare le competenze e le competenze necessarie per completare il progetto in corso. Dopo questa identificazione, dovrai trovare persone che corrispondano alle tue abilità pre-identificate come parte di Gestione delle risorse umane . Un modo ottimale per farlo è creare un foglio delle abilità che associ le abilità alle attività richieste. Inoltre, possono essere aggiunte anche colonne specifiche per il nome delle persone e le loro indicazioni. Di seguito è riportato un esempio di scheda abilità:

Puoi chiaramente notare che il grafico sopra non contiene solo abilità e attività, ma incapsula anche i nomi delle persone, il loro livello di abilità, la loro data di inizio e fine, il costo totale e i risultati che si prevede vengano prodotti. Queste informazioni dovrebbero essere ottenute e compilate il prima possibile. Potrebbe anche essere necessario contattare i responsabili di alcune persone necessarie per il progetto per verificarne la disponibilità. Si consiglia di verificare sempre le informazioni con il team di progetto e prestare particolare attenzione a quanto segue:

In primo luogo, chiedere al responsabile di funzione lo skillset e i giorni di impegno che saranno richiesti da una persona per svolgere le attività progettuali assegnategli attraverso pianificazione del carico di lavoro . Questo dovrebbe quindi essere verificato attraverso la persona interessata che eseguirà l’attività.

Controlla sempre la disponibilità del tuo team di progetto tenendo presente i loro impegni personali, le vacanze, altri progetti e le assenze per malattia.

Il costo di ogni individuo dovrebbe essere calcolato e registrato dal responsabile funzionale. Si consiglia di essere orientati ai dettagli nel calcolo dei costi in quanto servirà ad evitare future discrepanze.

Suggerimento per professionisti: Lavora su una breve gerarchia per la firma del budget del progetto. Se prevedi di ottenere più approvazioni prima che il budget del progetto possa essere finalizzato e realizzato, tenderà a farti perdere molto tempo. Inoltre, può anche ostacolare la tempistica del progetto.

Risorse non personali #

Le risorse non personali includono attrezzature, macchinari, forniture, strutture e finanze. Simile al foglio delle abilità, a questo proposito viene preparato un foglio di disponibilità non personale. Di seguito è riportato un esempio di un foglio di disponibilità non personale:

Entrambi questi grafici danno una buona idea delle risorse materiali e non materiali necessarie nel progetto. Ora puoi tornare al tuo diagramma di Gantt e apportare aggiustamenti, modifiche e perfezionamenti in modo appropriato. Diversi parametri dovranno essere modificati a seconda della disponibilità di risorse finanziarie e dei membri del tuo team.

Creazione del piano di progetto #

Il piano di progetto conterrà tutte le informazioni di cui abbiamo discusso in precedenza e tutti i dati che hai raccolto fino ad ora. In genere, un piano di progetto comprende le seguenti sezioni:

In precedenza, alcune delle informazioni chiave del tuo progetto erano elencate in SOW come project charter. Avresti bisogno di perfezionarli entrambi in modo appropriato. Inoltre, hai acquisito una conoscenza significativa del tuo progetto in tal modo, puoi scegliere di includere o escludere una qualsiasi delle sezioni di cui sopra.

Fai revisionare il tuo piano dai principali stakeholder del progetto. Tieni presente che è necessario un sistema di controllo delle versioni dei documenti del tuo piano poiché saranno necessari aggiornamenti minimi nel corso del tuo progetto.

Suggerimento per professionisti: La pagina di approvazione della gestione del progetto deve essere firmata dalle parti interessate primarie prima di avviare il processo di esecuzione del progetto.