4.0 Gestione dei progetti (parte 1) – Tempo e budget di progetto

L’adozione delle sei fasi chiarisce un progetto, rendendolo più semplice da gestire. Cosa fa di preciso? gestione del progetto comportare?

Per iniziare, i leader di progetto e i team sono responsabili dei seguenti componenti:

1. Squadra

Un team di progetto è composto da individui che lavoreranno insieme per raggiungere gli obiettivi del progetto. Il gruppo è spesso composto da individui di diversa estrazione, ognuno dei quali apporta informazioni e abilità uniche.

2. Obiettivo

Un risultato desiderato (o obiettivo) è desiderato per un prodotto. Qualcosa si realizza alla conclusione di un progetto. È stato sviluppato un nuovo software, è stata riorganizzata un’organizzazione o è stato costruito un ponte. A volte, l’obiettivo del progetto è ambiguo o meno ben definito. Numerose iniziative richiedono che l’obiettivo venga adeguato man mano che il progetto avanza

3. Scarsità di risorse

Tempo e denaro sono sempre limitati quando si tratta di finire un lavoro. Nessun progetto è completamente privo di vincoli di tempo.

4. Incertezza (gestione del rischio)

Una delle caratteristiche distintive delle iniziative è che il loro successo non è mai garantito in anticipo. Anche se il risultato previsto è stato ottenuto, non è chiaro se sarà realizzato entro il budget o la tempistica specificati.

È abbastanza raro che un progetto richieda il triplo del tempo previsto e costi il doppio. Inoltre, è molto raro che solo il 30% dei membri del team di progetto iniziale rimanga nel progetto una volta completato.

Sebbene i project manager siano responsabili di una serie di attività, in realtà guidano i progetti utilizzando solo cinque parametri:

  • Soldi
  • Tempo
  • Qualità
  • Organizzazione

Queste cinque caratteristiche, spesso chiamate “fattori di controllo”, sono discusse più dettagliatamente di seguito. Gli elementi di controllo sono inclusi nella pianificazione del progetto, nel monitoraggio dei progressi e nel reporting.

Tempo #

L’elemento tempo si mostra in un progetto tramite scadenze delle attività e la quantità di tempo necessaria per completare queste attività. La gestione della pianificazione comporta il completamento delle cose in tempo.

  • Determinare quali attività dovrebbero essere svolte durante quali fasi del progetto.
  • Calcola la durata di ogni azione.
  • Determinare l’ordine in cui devono essere completate le attività.
  • Distribuire personale e forniture.
  • Distribuire le attività in un periodo di tempo.
  • Stabilire le scadenze più critiche.

Monitoraggio dei progressi: #

  • Tieni d’occhio i progressi.
  • Tieni d’occhio le scadenze.
  • Riorganizzare gli orari.
  • Riportare il periodo di tempo effettivo per il progetto.
  • Analizza e spiega perché alcune attività hanno richiesto molto più tempo o meno del previsto.

Gli orari vengono creati utilizzando un framework di suddivisione del lavoro (WBS). Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è una suddivisione delle attività che devono essere eseguite per raggiungere l’obiettivo del progetto. Per creare un piano temporale, devi prima determinare la quantità di tempo richiesta per ogni lavoro, nonché chi eseguirà ciascuna attività e quando. Il grafico a barre o diagramma di Gantt è uno strumento di gestione del tempo ampiamente utilizzato.

Un’organizzazione in rapida espansione ampliava costantemente il proprio portafoglio di iniziative. Man mano che l’attività diventava più attiva – i suoi prodotti erano molto richiesti – i dipendenti iniziarono a sentirsi sotto pressione per lavorare freneticamente per svolgere tutti i compiti che richiedevano il completamento. Il personale desiderava aumentare le assunzioni. A causa della spesa, la direzione era riluttante a farlo e invece ha spinto gli attuali dipendenti a lavorare di più. Quanto lavoro potrebbe gestire efficacemente il team? Questo problema sembrava non avere una soluzione soddisfacente, poiché l’organizzazione non aveva un sistema di cronometraggio.

Quando è stato avviato un nuovo progetto, è stata creata una stima del numero stimato di ore, ma nessuno ha mai verificato durante o dopo il progetto per vedere se questa stima fosse accurata. Tuttavia, i project manager sono stati incoraggiati a mantenere il controllo dei loro sforzi. I responsabili del progetto si sono lamentati di non avere il controllo sulle iniziative in assenza di registrazioni temporali. Dopotutto, non avevano idea di quanto tempo ci volesse per completare i compiti di un progetto e non c’era modo di adattarsi.

Un project manager voleva tenere traccia delle ore del suo team. La registrazione ha rivelato che il progetto ha richiesto quattro volte il numero di ore inizialmente previsto. A seguito di un avvertimento al capo progetto per aver consentito al progetto di sfuggire al controllo, la direzione ha deciso di implementare un sistema di monitoraggio del tempo.

Dopo molti mesi, è diventato chiaro che esistevano una serie di strozzature. Si è scoperto che quasi tutti i progetti erano fuori budget. In realtà, le persone assegnate a un progetto per cento ore richiedono spesso il triplo di tale importo. Questa apertura ha portato all’emergere di nuovi problemi. Da un lato, c’erano sicuramente poche persone per portare a termine con successo i progetti. Era necessario personale aggiuntivo. Fornire personale adeguato ha comportato una spesa elevata. D’altro canto, i progetti sembravano essere stati offerti ai consumatori a un prezzo troppo basso (per troppo poche ore). La direzione era preoccupata che se avessero iniziato a far pagare per ore aggiuntive nelle loro stime, avrebbero perso affari.

Budget di progetto #

L’aspetto finanziario del progetto si riflette nella budget del progetto . La gestione del denaro all’interno di un progetto implica garantire che le spese rimangano entro il budget. Dato che la maggior parte delle spese nella maggior parte dei progetti sono legate al lavoro, le variabili di denaro e tempo (ore di lavoro) sono indissolubilmente legate.

Soldi nei piani di progetto: #

  • Stabilire il compenso dei membri del team.
  • Calcola le ore dei membri del team.
  • Assegna fondi ai membri del team per compiti specifici.
  • Determinare il costo di materiali e strumenti.

Monitoraggio fondi in transito #

  • Tieni d’occhio il flusso di cassa.
  • Contrattazione con i fornitori.
  • Verificare l’accuratezza delle prime stime dei costi.
  • Apportare modifiche ai budget.
  • Organizzare le modifiche al budget con il cliente e/o il cliente.
  • Compilare rapporti finanziari e dichiarazioni per i progetti.
  • Condurre un’analisi approfondita della relazione finanziaria finale.