3.0 Il processo di avvio del progetto

Una volta che sei stato nominato Project Manager, il prossimo passo in questo senso dovrebbe essere quello di iniziare con il tuo Project Charter. In generale, un Project Charter dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

La tua chiara designazione come Project Manager. Ciò dovrebbe includere il tuo dovere e la tua autorità di utilizzare le risorse preassegnate per portare il progetto verso il completamento. Questo di solito viene fatto dalle parti interessate o dagli sponsor del progetto.

Nel caso in cui venga firmato un contratto formale, deve fare riferimento ad esso allo scopo di avviare il progetto

Fornitura di una breve panoramica dei deliverable, servizi o prodotti che sono designati per essere prodotti dal progetto

Una volta che il Project Charter è stato rivisto dal Manager, allora deve:

Mettiti in contatto con gli sponsor del progetto e chiedi informazioni su eventuali documenti di progetto, e-mail, lettere, requisiti, fattibilità del progetto o verbali di riunione collegati al progetto.

Informare le parti interessate se un progetto simile è stato intrapreso in precedenza. Ottenere tutti i documenti relativi a quel progetto e organizzare un incontro con il rispettivo project manager per chiedere le linee guida necessarie.

La dichiarazione di lavoro (SOW) #

La fase successiva sarà il SOW in cui ti verrà richiesto di formare una linea di base del tuo progetto. Il SOW è un documento critico che necessita di essere affinato e costantemente aggiornato in linea con il tuo progetto. Il suo avanzamento dipende direttamente dalla complessità del progetto, dalle tue conoscenze e dalle tue preferenze riguardo all’argomento. In genere, un SOW comprende i seguenti componenti:

Un riassunto esecutivo #

Si tratta di una breve panoramica dei parametri del progetto come il suo background, gli obiettivi, l’ambito, lo scopo e il piano generale del progetto.

obiettivi #

Questa sezione riguarderà gli obiettivi del tuo progetto. Idealmente, gli obiettivi dovrebbero essere pratici e SMART, ad es.

  • Specifico: gli obiettivi devono essere precisi, chiari e dichiarati senza ambiguità
  • Misurabili: devono avere piccole pietre miliari misurabili decisive che ti aiuteranno a decidere chiaramente se stai raggiungendo i tuoi obiettivi o meno
  • Realizzabile: il tuo approccio al raggiungimento degli obiettivi non dovrebbe essere né troppo ristretto né troppo ambizioso. Non provare a tentare più di quanto puoi facilmente.
  • Realistico: i tuoi obiettivi dovrebbero essere fissati tenendo presente le tue risorse e i tuoi limiti.
  • Tempo specifico: le scadenze e le date di scadenza devono essere debitamente specificate.

Scopo #

Questa sezione spiega il lavoro da svolgere e riguarda l’ambito precedentemente determinato in SOW. Questa sezione deve essere specifica ed è tra le sezioni più eminenti del SOW. Include anche informazioni su cosa non sarà fatto per evitare qualsiasi confusione nel flusso di lavoro.

Risultati #

Questa sezione comprenderà un elenco di risultati o risultati da produrre entro la fine del progetto. Va notato che i risultati dovrebbero essere dichiarati senza ambiguità e in un modo che sia più facile da comprendere per il team di progetto.

Rischi e ipotesi del progetto #

Durante la pianificazione di qualsiasi progetto, potresti trovarti di fronte a numerose incertezze e problemi sconosciuti. Tale scenario sarà naturalmente associato ad alcuni rischi e alle conseguenti ipotesi per superare i rischi. I rischi del progetto dipendono dalle risorse disponibili (ad es. membri del team, forniture, finanziamenti, ecc.) e dai tempi a disposizione. I rischi identificati dovrebbero essere chiaramente indicati insieme alla strategia di coping e ai piani di emergenza per ciascun rischio.

Parti interessate #

Il SOW dovrebbe includere un elenco dettagliato di tutte le parti interessate associate al progetto insieme ai relativi dettagli.

Suggerimento per professionisti: Dovresti far approvare il tuo SOW dalle parti interessate non appena viene formulato. Dopo questa fase, sarai in grado di procedere con il tuo piano.