Il sistema Kanban è considerato non solo come un strumento di gestione del progetto ma come mentalità. Il sistema consiste nel dare priorità al lavoro e mirare a farlo al momento giusto piuttosto che ritardare le scadenze. Visualizza i progetti come una serie di processi necessari per un flusso di lavoro attivo. Il risultato principale di Kanban è portare a termine il progetto decidendo cosa dovrebbe essere fatto prima e concentrandosi sul processo del flusso di lavoro.
Kanban è un sistema relativamente versatile e può essere impiegato su tutti i tipi di input di processo, siano essi collegati ad automobili, documenti, software o widget. L’unico requisito a questo proposito è che dovresti avere tutta la capacità di eseguire tutti i processi chiave del sistema nel posto giusto e al momento giusto. Se questi parametri non sono adeguatamente posizionati o in caso di eccessiva abbondanza o scarsità, possono svilupparsi scappatoie, strozzature, ritardi e sprechi. D’ora in poi, Kanban lavora per garantire il buon funzionamento dei tuoi processi.
Principi chiave di Kanban #
A metà degli anni 2000, il Sistema Kanban era impiegato in Microsoft. David J. Anderson ha trovato i risultati esemplari e li ha ulteriormente utilizzati per sviluppare il proprio metodo per garantire il progresso continuo nelle aziende. Questo concetto è stato chiamato da Toyota come Kaizen, mentre Anderson ha scelto di nominare i suoi metodi sui sistemi Kanban che lo hanno motivato a ideare il proprio metodo.
Visualizzazione del flusso di lavoro #
La visualizzazione del flusso di lavoro è un’eredità di Toyota in cui hanno utilizzato insegne per rappresentare il flusso di lavoro per la giornata. Può essere fatto su una lavagna, una lavagna, uno strumento online o una bacheca. Il flusso di lavoro sarà indicato sotto forma di colonne e dettagli specifici sotto ciascuna colonna. Queste colonne rappresentano i vari passaggi coinvolti in un determinato processo e le attività rilevanti sono elencate nelle singole colonne. Vengono quindi visualizzati sui rispettivi supporti. Un’organizzazione di base del consiglio sarà suddivisa in attività da svolgere, in fase di elaborazione e, infine, in quelle già eseguite. Questo denota un “sistema a tre scomparti” che si trova solitamente nelle industrie manifatturiere. Comprenderebbe quindi le parti mantenute in magazzino, le parti attualmente in uso e, infine, le parti che sono ancora presso il fornitore. Questo tipo di sistema garantisce che la scorta dei lavoratori non venga mai esaurita. Di seguito è riportato un tipico esempio di scheda del flusso di lavoro;
Va notato che tali schede Kanban possono essere utilizzate per attività più complesse costituite da più passaggi. Inoltre, possono essere codificati a colori a seconda del tipo di lavoro richiesto per un progetto complesso. Di seguito è riportato un tipico esempio di tale scheda;
Tali schede rendono il flusso di lavoro più chiaro e conveniente ed eliminano qualsiasi discrepanza che un lavoratore potrebbe avere riguardo all’avanzamento del lavoro. La visualizzazione del flusso di lavoro in questo modo è una componente fondamentale del sistema Kanban, tuttavia, gli esperti Kanban avvertono che non si dovrebbe credere che il sistema Kanban sia limitato a misure così semplicistiche.
Joseph Hurtado, formatore Kanban e project manager presso l’AgileLion Institute, mette in guardia contro una visione eccessivamente semplice di Kanban. Consiglia ai manager di non cadere in questa trappola minimalista e di lavorare per la comprensione di fenomeni chiave, valori, strumenti e principi per poi ricorrere alla sperimentazione. Esprime l’opinione che il solo utilizzo di una lavagna Kanban non garantisce che si stia facendo correttamente Kanban. Tale diminuzione può portare al fallimento nell’implementazione di Kanban.
Limite WIP (Lavoro in corso) #
Kanban crede che si possa ottenere di più ricorrendo a fare di meno. Questo principio può essere una sfida in particolare per i più ambiziosi. Tuttavia, si basa sull’osservazione generale che mentre si fa di meno ci si può concentrare di più sui risultati e lavorare per ottenere risultati ottimali. Gli esperti Kanban ritengono che questo principio possa fare miracoli in termini di efficienza gestendo solo un numero specifico di attività dal flusso di lavoro ai lavoratori idonei. D’ora in poi, i lavoratori non sono bombardati dal lavoro e alla fine si evita lo sbattimento.
Joe Justice, il presidente di Scrum Incorporation, racconta che Kanban è uno strumento ideale per limitare il WIP ed è noto per accelerare i risultati desiderati. Nel frattempo, il Kanban personale apporta tali vantaggi ai tuoi registri giornalieri e potrebbe diventare il nuovo segreto per i grandi successi.
In termini di Kanban board, il WIP può essere imposto elencando solo un numero specifico di attività nella Kanban board sotto colonne. Questo metodo è anche chiamato Kanban snello. Daniel Doiron, uno dei principali trainer di Lean Kanban presso CC Pace, ha giustamente sottolineato che questo approccio richiede priorità. A questo proposito, il rallentamento può essere impiegato per garantire l’attuazione di questo passaggio. Doiron ha inoltre commentato che Lean Kanban è l’unico approccio che si appropria e riesce a limitare il WIP.
Gestisci flusso #
Il sistema Kanban può essere avviato come parte del tuo stile di lavoro tradizionale e può essere continuato da dove avevi interrotto. Questo è considerato un punto di forza del processo in quanto può essere adattato secondo le specifiche di qualsiasi progetto. Ad esempio, se stai lavorando a un progetto complesso, non ti sarà richiesto di modificare le specifiche del progetto e il flusso di lavoro durante la notte per passare al sistema Kanban.
L’obiettivo di Kanban è aiutarti a migliorare utilizzando le risorse preesistenti e senza imporre l’onere di troppi cambiamenti nel flusso di lavoro. Il processo funziona creando consapevolezza riguardo alla definizione delle priorità del lavoro e incoraggiando miglioramenti incrementali dopo un’attenta revisione delle scappatoie e delle carenze nel processo. Kanban innesca discussioni ponderate sulla valutazione dei processi e consente agli utenti di imparare dai propri errori.
Il CEO di Lean Kanban, David Anderson, menziona nel suo e-book Essential Kanban Condensed che il sistema Kanban dovrebbe essere il più prevedibile possibile. In questo modo è possibile identificare, affrontare e prevenire i colli di bottiglia nel processo. Inoltre, il flusso di lavoro in Kanban dovrebbe essere tale da ridurre al minimo i tempi di consegna e massimizzare la consegna del valore. La figura seguente indica chiaramente i colli di bottiglia nel processo Kanban utilizzando una scheda Kanban.
