Iniziazione #
L’inizio del progetto è indicato come la fase di avvio. In questa fase viene esplorata e sviluppata l’idea progettuale. L’obiettivo di questa fase è vedere se il progetto può davvero essere completato. Le scelte vengono fatte su chi guiderà lo sforzo, quale organizzazione parteciperà e se l’azienda riceverà abbastanza supporto da coloro che sono coinvolti.
Questo passaggio richiede che il capo progetto esistente o futuro prepari una proposta che delinei i punti sopra menzionati. I piani aziendali e le domande di sovvenzione sono esempi di questo tipo di proposta progettuale. I potenziali sponsor del progetto valutano la domanda e forniscono i finanziamenti necessari se approvati. Il progetto inizia formalmente dopo l’approvazione. Devono essere affrontate le seguenti domande nella fase iniziale:
- Perché questo progetto?
- È fisicamente possibile?
- Quali sono i risultati desiderati?
- Quali sono i limiti del progetto (cosa è incluso nell’ambito del progetto)?
La capacità di dire ‘no’ è una caratteristica fondamentale di un capo progetto. Una volta che le persone si entusiasmano per un progetto, tende ad aumentare di portata. ‘Già che ci siamo, tanto vale…’ è l’idea di fondo. I progetti a cui si aggiungono obiettivi aggiuntivi e i progetti che continuano a crescere hanno quasi la certezza che scadranno in ritardo e difficilmente raggiungeranno i loro obiettivi iniziali.
Il primo passo è stabilire una connessione tra tutte le parti interessate del progetto. Aspettative irrealistiche sull’esito del progetto possono essere evitate se lo scopo è ben compreso. Per iniziare, stabilire una connessione tra le varie persone coinvolte. È essenziale avere una chiara comprensione della sua portata.
Il metodo scelto per un tipo specifico di progetto ha un impatto significativo sul suo risultato. Ad esempio, uno sforzo di ricerca e sviluppo può fornire un rapporto che valuta la fattibilità tecnica di un’applicazione. Un progetto che porta allo sviluppo di un prototipo include tutte le funzioni di un’applicazione. Tuttavia, non è necessario che siano appropriati per l’utilizzo in un ambiente specifico (ad esempio, da centinaia di utenti). Un progetto che produce un prodotto funzionante deve anche affrontare problemi di manutenzione, documentazione e amministrazione delle applicazioni.
Numerosi malintesi e controversie si verificano a causa delle persone impegnate in gestione del progetto essere poco chiaro su questi punti. I clienti possono prevedere un prodotto funzionale, mentre i membri del team di progetto credono di creare un prototipo. Mentre uno sponsor può pensare che il progetto si tradurrà in un software utile, i membri del team devono prima determinare se il concetto è tecnicamente fattibile.
Definizione #
Dopo il piano progettuale di avvio accettato, il progetto ha avviato la seconda fase: la fase di definizione. Questa fase specifica nel modo più preciso possibile i requisiti connessi all’esito di un progetto. Questa fase comporta la determinazione delle aspettative di tutte le parti coinvolte nello sviluppo del progetto. Quanti file sono necessari per l’archiviazione? I metadati dovrebbero essere nel formato Data Documentation Initiative (DDO) o il Dublin Core (DC) è sufficiente? I file sono consentiti nel loro formato originale o solo quelli che aderiscono agli “Standard preferiti”? È dovere del depositante garantire che un set di dati sia correttamente elaborato nell’archivio o è responsabilità dell’archivista? Quali garanzie verranno fornite sull’esito del progetto? L’elenco delle richieste potrebbe continuare all’infinito.
È fondamentale stabilire le esigenze il prima possibile nel processo.
Wijnen (2004) stabilisce i seguenti tipi di esigenze progettuali come aiuto alla memoria:
- Prerequisiti
- Requisiti per la funzionalità
- Requisiti per la funzionalità
- Vincoli di progettazione
I presupposti forniscono il quadro in cui il progetto deve svolgersi.
La legislazione, le norme che disciplinano le condizioni di lavoro e le procedure di approvazione sono tutti esempi. Questi criteri sono immutabili all’interno del progetto.
È importante ricordare che le specifiche dei requisiti sono quelle che hanno a che fare con la qualità dell’output finale, le specifiche tecniche relative a come verranno utilizzati i risultati del progetto. Ad esempio, il numero di errori deve essere ridotto del 90% al termine di un progetto software. Le restrizioni di progettazione, d’altra parte, sono requisiti specifici del progetto. Prodotti chimici pericolosi e partner stranieri con standard di lavoro discutibili non possono essere inclusi nel progetto, ad esempio.
Durante la fase di definizione di un progetto che includeva la creazione di un’applicazione web per un consorzio di importanti organizzazioni, non sono state prese decisioni sul browser che il programma avrebbe supportato. Il consorzio pensava che sarebbe stato Microsoft Explorer poiché era “il browser di tutti”.
Gli sviluppatori hanno creato l’applicazione su Firefox perché avevano già familiarità con il browser e disponevano di diverse funzionalità particolarmente utili durante lo sviluppo. Poiché la maggior parte dei siti Web progettati per Firefox appare eccezionale anche su Explorer, il cambiamento è stato inizialmente impercettibile. Tuttavia, verso la conclusione del progetto, il cliente ha iniziato a protestare per il fatto che il sito web “non aveva un bell’aspetto”. I programmatori, che stavano accedendo al sito tramite Firefox, erano perplessi dalla denuncia.
Quando è apparso evidente che i due browser erano incompatibili, i programmatori hanno risposto sulla difensiva: “Non possono installare Firefox? Dopo tutto, è gratuito’. D’altra parte, le organizzazioni hanno obbligato gli amministratori di sistema governativi che, per qualsiasi motivo, si sono rifiutati di installare Firefox insieme a Explorer.
Anche se avessero voluto installarlo, la procedura sarebbe stata lunga e ci sarebbero state spese aggiuntive legate al tempo impiegato dagli amministratori di sistema sul lavoro. Infine, determinato che l’applicazione avrebbe dovuto adattarsi per Explorer. Ciò ha richiesto uno sforzo significativamente maggiore, il che ha comportato un ritardo del progetto più lungo di quanto non fosse già, rendendo necessaria la negoziazione dei costi aggiuntivi. Indagini successive hanno rivelato che le varie organizzazioni utilizzavano versioni diverse di Microsoft Explorer.
È fondamentale che tutte le parti interessate coinvolte nel progetto, in particolare gli utenti finali che utilizzeranno il risultato del progetto, partecipino durante la fase di definizione. Poiché spesso i clienti finali non sono quelli che ordinano il progetto, vengono spesso trascurati. Durante la fase di definizione, il cliente, che paga il progetto, è chiamato a contribuire ai requisiti. Tuttavia, l’iniziativa guadagna invitando i futuri utenti. Come punto di partenza, è utile stabilire incontri di convocazione con tutte le parti interessate durante la fase di definizione del progetto.
Successivamente, gli utenti (i giovani) sono stati coinvolti nello sviluppo di un videogioco educativo. Quando il gioco era quasi pronto, ha deciso di testarlo con un gruppo di giovani. Le loro prime valutazioni sembravano moderate e amichevoli. Tuttavia, quando sono stati spinti, hanno riconosciuto di aver trovato il gioco “molto noioso” e di “non giocarci da soli”. Se questi giovani si fossero impegnati all’inizio del progetto, il gioco sarebbe stato senza dubbio un successo. Attualmente, il gioco è quasi non collocato su un sito Internet.
La fase di definizione produce un elenco delle esigenze di tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto. Ogni condizione, ovviamente, ha un inverso.
Più il lavoro è complesso, più tempo e denaro saranno necessari. Inoltre, alcuni criteri possono entrare in conflitto tra loro. Nuove fotocopiatrici progettate per essere più rispettose dell’ambiente; devono inoltre soddisfare gli standard di sicurezza antincendio. Le normative che regolano la sicurezza antincendio impongono l’uso di materiali ignifughi, che sono meno ecologici. Come mostrato in questa immagine, deve essere affrontato.
Infine, viene creato un elenco di criteri definiti e sottoposto all’approvazione dei decisori del progetto. Dopo l’approvazione dell’elenco, può iniziare il processo di progettazione, la maggior parte degli accordi tra il cliente e il team di progetto raggiunti entro la fine della fase di definizione.
La lista dei requisiti stabilisce i parametri entro i quali il progetto deve operare.
Questo elenco viene utilizzato per valutare il team di progetto. Di conseguenza, il cliente non può aggiungere ulteriori esigenze dopo la fase di definizione.
Un’installazione al computer creata come parte di un progetto include una nuova esposizione in un museo. A causa dell’assenza di una fase di definizione nel progetto, non è stata raggiunta alcuna trattativa concreta tra il museo ei responsabili della costruzione dell’installazione. Quando il computer dell’installazione si è guastato a metà, il museo ha creduto che la garanzia del progetto lo avrebbe coperto. Il team di progetto ha preso una posizione contraria: ha richiesto negoziati tra i direttori per raggiungere un accordo.
Design #
L’insieme dei requisiti della fase di definizione può essere utilizzato per guidare le decisioni di progettazione. Durante la fase di progettazione, vengono creati uno o più disegni che sembrano soddisfare l’obiettivo del progetto. La fase di progettazione può produrre diorami, disegni, diagrammi di flusso, alberi del sito, progetti di schermate HTML, prototipi, impressioni di immagini e schemi UML, a seconda dell’argomento del progetto. I responsabili del progetto utilizzano questi disegni per scegliere il progetto finale. Segue la fase di sviluppo. Una volta che un disegno è selezionato, non può cambiare durante le fasi successive del progetto come con la frase di definizione.
La frase “reparto design” non era appropriata in questo caso; piuttosto, si riferiva a un gruppo di designer che collaboravano. Inoltre, tutti erano troppo occupati, compreso il capo del dipartimento.
Un progetto ha richiesto la creazione di una gamma di design fondamentali per il successo del progetto. I disegni sviluppati da un giovane designer nel team di progetto. Sebbene il capo del team di progettazione fosse in ultima analisi responsabile dei progetti, non era mai presente a riunioni del team di progetto durante le quali rivedere i progetti. Il capo progettista lo invitava costantemente e gli inviava e-mail con i disegni del suo giovane collega, ma le e-mail venivano ignorate. Il capo progetto e il giovane designer credevano erroneamente che il capo dipartimento avesse accettato i progetti. La fase di attuazione è iniziata. Quando il progetto fu quasi completato, consegnò l’esito al capo dipartimento, che si infuriò e ordinò che il tutto potesse essere rifatto.
