Controllare il progetto significa semplicemente controllare attentamente se il tuo progetto sta procedendo in linea con il piano di progetto o meno. In caso di deviazione, il gestore è tenuto ad agire di conseguenza.
Idealmente, il piano di progetto dovrebbe essere utilizzato per controllare e monitorare il progetto. Tuttavia, è fondamentale apportare modifiche continue al piano di progetto man mano che il progetto procede.
Riunioni di revisione#
L'avanzamento del progetto dovrebbe essere controllato tenendo riunioni di revisione a intervalli di tempo regolari. Durante lo svolgimento di tali riunioni è necessario tenere presenti i seguenti parametri:
- Dovresti concederti una discussione informale con il tuo team prima che si tenga una riunione
- Innanzitutto, esegui tu stesso una revisione dettagliata del progetto. Identifica i problemi analizzando attentamente tutte le attività che devono essere completate nelle prossime settimane e poi discutili nella riunione di revisione.
- Assicuratevi di diffondere in anticipo l'ordine del giorno della riunione.
- Se si deve prendere una decisione importante, assicurarsi che tutte le persone con l’autorità per prendere tale decisione siano presenti alla riunione
- L’incontro dovrebbe iniziare raccontando innanzitutto i suoi obiettivi chiave.
- Dovrebbe essere effettuato un confronto dettagliato tra lo stato attivo del progetto e il piano previsto.
- Assicurati di non accettare deviazioni significative dal piano di progetto iniziale
- Le riunioni di revisione dovrebbero essere sufficientemente lunghe per discutere le questioni sottostanti, ma non troppo lunghe per trascurare l'importanza del tempo dei partecipanti.
- Prendi l'abitudine di concludere sempre la riunione ribadendo le decisioni importanti e raccomandando la via da seguire.
- Tutte le riunioni dovranno essere seguite da un verbale da diffondere entro il giorno successivo alla riunione. Può semplicemente riguardare la decisione importante, oppure può fornire un resoconto dettagliato dei problemi e delle soluzioni proposte. La scelta del dettaglio dipenderà dalla complessità del problema in questione.
Risoluzione del conflitto#
I conflitti sono destinati a verificarsi quando persone con background diversi tendono a lavorare insieme. I conflitti sul posto di lavoro possono generalmente essere suddivisi nelle seguenti categorie:
- Conflitti personali tra individui diversi
- Ruoli poco chiari o sovrapposti e incertezza sull’autorità decisionale
- Conflitti sulla differenza di aspettative, preferenze e obiettivi
Un approccio noto come “approccio vantaggioso per tutti” ha mostrato risultati significativi nel caso della risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro. Il metodo include:
- In primo luogo, dovresti ricorrere a domande da entrambe le parti per saperne di più sul conflitto
- Dopo aver ottenuto informazioni sufficienti, lavorare per raggiungere un terreno comune di accordo di entrambe le parti. Ciò garantisce che il processo di risoluzione dei conflitti inizi con una nota positiva.
- Dovresti quindi chiedere alle parti in conflitto di pensare a un possibile modo per risolvere la questione in questione
- Dopo aver determinato le soluzioni, concentrarsi su un piano realizzabile per implementare le soluzioni pre-identificate
- Documentare e agire in base alle raccomandazioni
L’approccio vantaggioso per tutti è ampiamente accettato in quanto offre uno spazio significativo per il contributo di entrambe le parti in conflitto e consente loro di camminare mano nella mano verso una possibile soluzione. Tuttavia, va notato che questo approccio potrebbe non funzionare sempre. In questi casi è necessario concordare con le parti in conflitto che il conflitto rimane irrisolto. Si possono quindi applicare i seguenti approcci:
- In caso di conflitto tecnico, ricorrere alla risoluzione della questione tramite un esperto tecnico e chiedere a lui il suo prezioso parere.
- In caso di conflitto non tecnico, coinvolgere un senior manager o uno sponsor del progetto. Va notato che alle persone non piace essere costrette a risolvere i propri conflitti tramite un supervisore, quindi questo metodo dovrebbe essere utilizzato solo se tutti gli altri metodi hanno fallito.
Dovresti anche tenere presente che alcuni conflitti potrebbero effettivamente essere positivi per la squadra in quanto potrebbero aprire nuove strade per la cooperazione e il coordinamento. Si dovrebbe sempre prestare attenzione nel caso di risoluzione dei conflitti multiculturali poiché il quadro di riferimento cambia significativamente in questi casi, ad esempio i conflitti sono percepiti in modo diverso negli Stati Uniti, in Cina o in India. Per rispettare i risultati finali del progetto, è fondamentale risolvere i conflitti il prima possibile.
Risoluzione dei problemi di progetto#
I problemi di progetto possono generalmente essere classificati nelle seguenti categorie:
- Relativi alle persone: i problemi legati alle persone possono essere dovuti al fatto che al tuo team mancano le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati. In tal caso è necessario:
- Forma il tuo personale se il budget e la pianificazione del progetto lo consentono. Tali elementi di formazione dovrebbero essere aggiunti in anticipo al piano del progetto.
- Prova a portare a termine il lavoro tramite un fornitore o un consulente esterno.
- Pertinenza della pianificazione: se il tuo progetto è in ritardo rispetto alla pianificazione, dovresti:
- Affinare le priorità del progetto e osservare se tutte le attività sono effettivamente importanti o meno
- Lavora sulle attività esistenti e non accettarne di aggiuntive
- Se i costi del progetto superano il budget predefinito:
- Monitorare regolarmente i costi del progetto in modo che eventuali superamenti dei costi possano essere identificati il prima possibile
- L'ambito del progetto continua a cambiare
I principali problemi del progetto sorgono per i seguenti motivi:
- Pianificazione inappropriata: attività poco chiare in cui i processi non sono adeguatamente documentati e i potenziali rischi non sono stati identificati. È caratterizzato da una comunicazione impropria poiché il project manager non ha l'esperienza necessaria per gestire la sua squadra.
- Scarsa portata: gli obiettivi e il campo di applicazione sono troppo ristretti o troppo generalizzati o forse non sono in linea con i requisiti delle parti interessate.
Controllare il cambiamento#
I project manager spesso identificano la gestione del cambiamento continuo come la parte più impegnativa del loro lavoro. Tali cambiamenti sono inevitabili e spesso influiscono sulla pianificazione del progetto, sul budget e talvolta anche sui risultati finali del progetto. È imperativo utilizzare un protocollo di controllo e cambiamento per far fronte a queste sfide. Tale meccanismo prevede:
- Assicurarsi che i requisiti e le richieste di modifica siano presentati per iscritto utilizzando un modello di richiesta di modifica
- Il passaggio successivo consiste nel rivedere i parametri del progetto come risultati, costi, ecc. in linea con le modifiche del progetto richieste. Si tratta anche di analizzare cosa accadrebbe se le modifiche richieste non venissero apportate.
- Potrai quindi accettare o rifiutare la richiesta di modifica. Potresti anche coinvolgere le principali parti interessate e il tuo team di progetto in questa decisione. Informare gli interessati se la richiesta è stata accettata o respinta.
- Nel caso in cui la richiesta di modifica venga accettata, documentarla e aggiornare di conseguenza il piano di progetto.
- Informare il richiedente e tutte le parti interessate dell'accettazione e dell'impatto delle modifiche richieste. Puoi anche includere questa discussione nella prossima riunione di revisione del progetto.
