Ad ogni progetto sono associate comunicazioni e non tutte hanno un buon valore. Nonostante l’importanza della comunicazione per il successo di un progetto, alcune aziende spendono ancora troppo in quest’area, soprattutto se non dispongono di un forte team di comunicazione interno o non ne creano uno su progetti esterni. C’è molto che si può fare per semplificare le comunicazioni senza sacrificare la qualità.
10 consigli per ridurre i costi di comunicazione per i project manager #
Di seguito sono riportati 10 suggerimenti per risparmiare sui costi del tuo prossimo progetto riducendo i costi di comunicazione:
- Pensaci due volte agli incarichi di outsourcing in cui devi tenere occupato un team interno. Se non ci sono motivi validi per assumere personale per incarichi temporanei, saltali del tutto. L’outsourcing offre il vantaggio di risparmi sui costi e maggiore flessibilità rispetto a un team basato sui dipendenti, ma può anche comportare costi significativi in termini di comunicazioni.
Se possibile, evita di utilizzare i fornitori di servizi noti per la scarsa qualità delle comunicazioni. Ci sono molte aziende con una reputazione positiva per un eccellente strumento di gestione dei progetti e forti comunicazioni interne che possono fare lo stesso lavoro a una frazione del prezzo. Ciò è particolarmente vero quando esternalizzi gli impegni nel tuo cortile di casa: la società che usi per eseguire il backup del tuo team avrà probabilmente membri del personale meglio preparati rispetto a una società di outsourcing dall’altra parte del mondo.
- Assumi fornitori meno costosi. Ciò deriva dal punto 1: più efficacemente le loro persone comunicano con le tue persone, meglio saranno in grado di fornire supporto e infrastruttura senza costi aggiuntivi e a un costo rispetto ad altri fornitori che offrono servizi simili.
- Comunica in modo più efficace. Il trattamento della comunicazione come un male necessario spesso porta a un approccio sfocato che manca di informazioni critiche nei momenti chiave. A volte questo deriva da una scarsa esperienza o da un cattivo addestramento, raramente viene dalla malizia, anche se l’intento del mittente è l’ignoranza volontaria.
La soluzione a questo problema inizia con una migliore pianificazione e preparazione da parte di coloro che sviluppano i risultati del progetto, ma i loro colleghi devono condividere la responsabilità di una buona comunicazione, altrimenti non ci sarà un piano d’azione chiaro su cui poter contare.
Sapere quando incontrarsi e perché #
- Riduci gli incontri. Se vuoi che le tue agende e i tuoi verbali vengano trattati come lavori in corso, continua a tenere discussioni che non seguono un formato logico o utilizzano strumenti come Etherpad. Ma se vuoi incoraggiare i tuoi team a superare l’era della posta elettronica, assicurati che le riunioni siano ben pianificate e mirate e dai il buon esempio presentandoti tu stesso.
- Usa gli strumenti giusti. Quest’area è un obiettivo frequente di tagli, nonostante la sua importanza. “Possiamo semplicemente usare i documenti di Word” o “Risparmiamo un po’ di soldi e facciamo videoconferenze su un canale non protetto” o “Non ho bisogno di niente di speciale”.
Sono tutti i gadget necessari? #
Veramente? Allora perché hai comprato tutti quegli iPad e router wifi ad alta velocità l’anno scorso? I project manager spesso cercano di ridurre i costi sulle comunicazioni, ma trascurano le aree in cui maggiori investimenti potrebbero effettivamente produrre risultati migliori in termini di rapporto costi/benefici.
- Trova le persone giuste. Se la tua azienda è come la maggior parte, le comunicazioni interne non sono la priorità di tutti. Dovrai iniziare con un team di comunicazione aziendale quando si tratta di progetti esterni, ma puoi utilizzare risorse interne per molte aree del lavoro di progetto interno senza dover fare affidamento su team temporanei.
- Avere aspettative realistiche su ciò che fanno le aziende di pubbliche relazioni. Molte aziende esternalizzano i loro sforzi di pubbliche relazioni nella speranza che terze parti riducano i costi o migliorino i risultati, ma poi finiscono per non essere soddisfatte della mancanza di attenzione che ricevono dall’agenzia esterna. I project manager dovrebbero aspettarsi lo stesso livello di supporto e reattività dai loro partner di pubbliche relazioni come si aspetterebbero da fornitori, appaltatori, ecc. e budget di conseguenza.
- Misura i risultati, non solo i costi. Se stai cercando di tagliare i costi per un progetto esterno, guarda il valore di ciò che hai ricevuto in termini di lavoro completato quando provi a misurare il successo del processo. Qual è il costo orario se continui a esternalizzare? Quanto sarebbe costato se la tua azienda avesse assunto dipendenti a tempo pieno?
Lavora con i tuoi fornitori esterni #
- Comunica in modo proattivo con i fornitori. Questa è un’altra area in cui le aziende spesso non riescono a pianificare in modo efficace tempo e risorse: anche se le tariffe di fatturazione orarie vengono divulgate su richiesta, molte aziende non ne approfittano perché non hanno esperienza nel trattare con i fornitori di servizi. Il risultato è che ottengono meno valore per i loro soldi di quanto potrebbero avere perché troppo lavoro è stato inviato per essere svolto da appaltatori che non hanno necessariamente familiarità con gli obiettivi dell’azienda.
- Usa risorse interne. Questo è un gioco da ragazzi per qualche ragione, anche se dovrebbe essere ovvio per la maggior parte dei project manager che i loro team possono fare molto lavoro senza dover spendere soldi per un aiuto esterno. Assicurati solo che tutti sappiano che hanno un interesse acquisito nel vedere i risultati consegnati nel rispetto del budget e nei tempi previsti e riceverai un grande supporto dal tuo personale, che si sentirà più investito nel prodotto finale se avesse più input nel suo sviluppo.
