6.0 Projektien hallinta (osa 3) – Raportointi, budjetit ja aikataulut

Hankkeen aikana on tehtävä viisi kriittistä valintaa; nämä päätöskohdat vastaavat kunkin hankkeen vaiheen päättymistä ja edellyttävät hankkeen nykyisen tilan kirjaamista ja väliraportin laatimista. Ne tarjoavat myös mahdollisuuden arvioida projektin seuraavia vaiheita.

Raportointi hankkeista #

Kaikissa näissä päätöskohdissa projektijohtajien tulisi kommunikoida asiakkaidensa kanssa projektin suunnasta ja tarvittaessa muuttaa ohjausmuuttujia.

Jos esimerkiksi määrittelyprosessin aikana syntyy monia uusia ja odottamattomia tarpeita, jotka lisäävät merkittävästi kuluja, alkuperäisen budjetin käsittely on turhaa.

Vaiheiden päättämispisteitä kutsutaan usein “mene/ei-mene hetkeiksi”; heidän on päätettävä, jatketaanko hanketta vai lopetetaanko se.

Huomioita projekteja luotaessa #

Organisaatioissa, jotka eivät seuraa projektinhallinta vaiheissa usein tapahtuu seuraava skenaario: ensin luodaan projektisuunnitelma, jossa ohjauselementit määritetään. Aikataulu (aika) ja budjetti (raha) laaditaan, tiimi (organisaatio) luodaan, tavoite määritetään (laatu) ja hankkeeseen liittyvien tietopalvelujen työkalut päätetään (tiedot). Hankkeen vetäjä tarkistaa koko hankkeen ajan, että hanke pysyy kokonaisbudjetissa ja aikataulussa, mutta ei tee merkittäviä muutoksia. Hankkeen päätyttyä havaitaan, että hanke maksaa enemmän tai kestää kauemmin kuin ennakoitiin. Tämän jälkeen hanke leikataan, jotta vältetään ylimääräiset kustannukset ja viivästykset. Valitettavasti hankkeen tulos kärsii.

Jos projektipäällikkö olisi tässä tapauksessa käyttänyt kuuden vaiheen mallia, tiimi olisi ymmärtänyt suunnitteluvaiheessa tai ehkä jopa määrittelyvaiheessa, että alkuperäinen aikataulu ja budjetti olivat riittämättömät. Jos projektipäällikkö olisi tehnyt muutoksia siinä vaiheessa, olisi voitu valita yksinkertaisempi malli, jonka toteuttaminen olisi halvempaa ja aikaa vievää. Vaihtoehtoisesti asiakkaalta on ehkä pyydetty enemmän aikaa, rahaa tai molempia. Joka tapauksessa hankkeen tila olisi ollut tiedossa kuukausia aikaisemmin, ja se olisi voinut ohjata sitä mielekkäästi.

Epävarmuus hankkeiden aikatauluista #

Epävarmuus liittyy hankkeisiin. Hankkeen alussa tarvittavaa aikaa tai lopullisia kustannuksia ei tiedetä. Muissa tapauksissa on jopa epäselvää, saavutetaanko hankkeen toivottu lopputulos ollenkaan. Nopean muutoksen maailmassa projektin perusta voi muuttua jo ennen sen päättymistä. Tämä tapahtuu joskus teknisen kehityksen tai kaupallisen tai poliittisen areenan muutosten seurauksena.

Projektisuunnitelmia laatiessaan projektijohtajat voivat tehdä vain perusteltuja arvauksia hankkeen kontrollikohtaisista muuttujista (esim. Aika, raha, tiimi, laatutavoitteet ja vaadittavat tiedot). Projektin edetessä hankkeesta saadaan lisää tietoa.

Alkuvaiheessa on olemassa vain käsite. Määrittelyvaihe on se, kun konsepti kehitetään kriteerien mukaiseksi. Suunnitteluvaihe tutkii ja kehittää mahdollisia malleja ja antaa enemmän selvyyttä. Kehitysprosessin aikana käy ilmi, miten suunnittelu tulisi toteuttaa. Toteutusvaihe on silloin, kun hankkeen todellinen tulos luodaan, kun taas seurantavaiheessa kaikki löysät päät sidotaan.

Hallinta kunkin projektivaiheen läpi #

Selkeys paranee projektin edetessä. Siksi on tarpeetonta kehittää kattava talousarvio seurantavaihetta varten (joka toteutetaan myöhemmin) alkuvaiheen aikana. Tässä vaiheessa projekti voi mennä mille tahansa useista eri poluista. Konseptia ei ole vielä kehitetty. Seurantavaiheen tarkka luonne on luultavasti myös tuntematon lukuun ottamatta laajoja viivoja. Nämä tiedot eivät riitä antamaan järkevää ja kattavaa arviota seurantavaiheesta. Tässä vaiheessa eniten voidaan odottaa karkea luonnos budjetista.

Näin ollen hankesuunnitelmat toimivat seuraavasti: koko hankkeelle laaditaan kokonaisbudjetti ja yksityiskohtainen talousarvio jokaiselle seuraavalle vaiheelle. Jos esimerkiksi projektiryhmä on valmis siirtymään toteutusvaiheeseen (kehitysvaiheen jälkeen), hän on hyvin tietoinen menettelyistä, joita on noudatettava. Tällöin täytäntöönpanovaihetta varten voidaan luoda kattava talousarvio.

Jokaisen vaiheen jälkeen maailmanlaajuinen talousarvioennusteet koko projektia on muutettava. Jokaisen vaiheen jälkeen saadaan lisätietoja ja valintoja, joiden avulla kokonaisbudjetti voidaan täyttää yksityiskohtaisemmin. Näin ollen kun projekti etenee jokaisen vaiheen aikana, hankkeen arvioidut kokonaiskustannukset tarkentuvat.

Koko hankkeen kokonaisbudjetin ja kunkin vaiheen yksityiskohtaisen budjetin luominen on kriittistä, eikä vain taloushallinnon kannalta. On myös tärkeää siirtyä laajasta spesifiseen muiden muuttujien osalta.

Projektin budjetinhallinta #

Hankkeen budjetti arvio voidaan tiivistää seuraavasti:

  • Budjetointi on tehtävä ennen jokaista vaihetta.
  • Luo tai muokkaa projektin yleistä budjettia.
  • Vahvista talousarvio seuraavaa vaihetta varten.
  • Kunkin uuden vaiheen osalta kaikki kontrollimuuttujat on tarkistettava ja arvioitava uudelleen.

Tällainen budjetointi (etenkin ajan ja rahan osalta) on käytännöllinen tapa käsitellä epävarmuutta, joka on suurempi hankkeen alussa kuin sen lopussa. Se on kuitenkin vaikeaa organisaatioille, jotka saavat rahoitusta hallitukselta, sosiaalisäätiöiltä tai molemmilta. Tämä pätee erityisesti organisaatioihin, jotka tekevät uusia ja siksi riskialttiita aloitteita.

Ennen rahoituksen myöntämistä hankkeelle suurin osa säätiöistä ja avustuksen antajista vaatii hanke-ehdotusta, joka sisältää yksityiskohtaisen ja vakiintuneen budjetin.

Siksi hankkeen rahoitusta hakevan organisaation on luotava varhaisessa vaiheessa kattava ja konkreettinen talousarvio. Koska hanke on kuitenkin vielä suunnitteluvaiheessa, on vaikea antaa tarkkaa kustannusarviota tai aikataulua heti alussa. Vasta suunnitteluvaiheen jälkeen, kun konsepti on kehitetty ja malli on valittu, on saatavilla riittävästi tietoa hankkeen kustannusten ja keston arvioimiseksi. Tämä vaihe suoritetaan vasta monta kuukautta avustushakemuksen jättämisen määräajan jälkeen.

Koska avustuksentekijät ja säätiöt toimivat usein, monet organisaatiot etsivät summia, jotka perustuvat koulutettuihin arvauksiin hankkeen kustannuksista. Myöhemmin projektitoimet skaalataan käytettävissä olevaan budjettiin. Tämä asettaa projektitiimin alkuunsa, vaikka suurin joustavuus vaaditaan alkuvaiheessa.

Project Stage Gates #

Tämän seurauksena konseptointiprosessi koko määrittely- ja suunnitteluvaiheessa osoittaa usein, että apurahahakemuksessa määritetty aikataulu ei ole realistinen. Lisäksi talousarvio voi olla riittämätön, liian paljon rahaa on varattu tiettyihin asioihin ja riittämättömät varat muihin. Apurahan antajan mahdolliset lisäkriteerit (esim. Mikään kohde ei voi vaihdella yli 5%) aiheuttavat valtavan paineen projektiryhmälle. Asiat on saatava päätökseen riittämättömässä ajassa ja budjetilla. Tämä skenaario johtaa usein merkittäviin talousarvion uudelleenjärjestelyihin. Hankelausunto vaatii tällöin paljon kieltä ja analyysiä sen osoittamiseksi, miksi aiottua tulosta ei saavutettu.

Tilanne saattaa parantua, jos avustuksen antajat myöntävät rahoitusta eri vaiheisiin sen sijaan, että antaisivat rahaa etukäteen. Ensimmäinen rahoitus käytetään sitten määrittely- ja suunnitteluvaiheeseen. Vaatimukset analysoitiin ja kehitettiin useita mahdollisia suunnitelmia tämän rajoitetun budjetin rajoissa. Näiden ideoiden perusteella jätettäisiin toinen hakemus täytäntöönpanoa ja seurantaa varten. Tämä mahdollistaisi hankkeiden kohtuuttoman rasituksen välttämisen. Lisäksi osapuolten odotukset olisivat järkevämpiä, mikä säästää aikaa, rahaa ja pettymystä.