Tässä osassa vaaditaan tarkkaa toimintasuunnitelmaa. Sinun on nyt virallisesti aloitettava etukäteen suunnitellun projektisi käytännön soveltaminen. Sinun on valvottava tiimisi toimintaa projektisuunnitelmassa määriteltyjen suoritusten mukaisesti. Alla on esimerkki esityslistasta, jota voidaan käyttää kokousprosessin aloittamiseen:
Kokouksen päätyttyä sinun on kirjoitettava kokousraportti ja toimitettava se kaikille tärkeimmille sidosryhmille. Tämä on tehtävä mahdollisimman pian eli vuorokauden kuluessa tai enintään 2 päivän kuluessa kokouksesta.
Vinkki: Ota tapa lähettää aina kokousraportit ja pöytäkirjat jokaisen kokouksen jälkeen. Ne on sitten koottava muiden hankeasiakirjojen mukana ja säilytettävä paikassa, joka on kaikkien hankkeen sidosryhmien saatavilla.
Johtaminen ja johtaminen #
Projektipäälliköillä on usein laajemmat roolit ja heillä ei ole selkeää auktoriteettia. Projektipäällikön roolia pidetään siten epäselvänä roolina, jossa hän johtaa ihmisiä, jotka ovat hänelle sekä nuorempia että vanhempia projektikokemuksensa kannalta. Projektipäällikkönä tarvitset siis viisautta hallita eri ikäisten, eri osastojen, erilaisten taitojen ja eri kulttuurien yksilöryhmiä.
Tarvitset teoreettista tietoa johtamis- ja johtamistyyleistä ja sinun on valittava tyyli sopivasti käsillä olevan skenaarion mukaisesti. Yksityiskohtainen keskustelu tästä aiheesta on projektinhallintaoppaamme ulkopuolella; alla on kuitenkin lueteltu kolme päätyyppiä:
- Tehtävälähtöinen johtajuus: Se keskittyy projektitulosten saavuttamiseen resurssien ja ihmisten asianmukaisen organisoinnin avulla
- Osallistuva johtaminen: johtaja kehottaa projektiryhmää osallistumaan päätöksentekoprosessiin. Tällainen tyyli auttaa herättämään itsetunnon ja koordinaation, mutta ei välttämättä sovi, kun tarvitaan nopeita ja nopeita toimia.
- Direktiivijohtajuus: tiimi on tehty toimimaan päähenkilöstön ohjeiden mukaan. Tämä tyyli lannistaa yksilön mielipiteen ja osallistumisen, mutta on tehokas kriisiaikoina.
Huomautus: Projektijohtajan on tiedettävä, milloin tyyli tai tyylien yhdistelmä tulisi ottaa käyttöön. Lisäksi valittu tyyli tulee räätälöidä nykyisen tilanteesi, organisaatiosi, projektitiimisi, alueen ja projektin tulosten mukaan.
Takaa tiimisi optimaalinen toiminta #
Jotta projektitiimi toimisi optimaalisesti, projektipäällikön on ponnisteltava älykkäästi pitääkseen kaikki asiat oikeilla jäljillä. Seuraavat tekijät on otettava huomioon, jotta projektiryhmä voi toimia tehokkaasti:
- Jokaisen yksilön roolit ja vastuut on selkeästi tunnistettava
- Kuuntele ensin ja kommunikoi sitten. Esimiesten tulisi ensin olla hyviä kuuntelijoita, tai muuten tiimi ei välttämättä kiinnitä huomiota heidän viestintäänsä
- Älä koskaan pidättäydy tunnustamasta ja kehumasta. Projektipäällikön tulisi ottaa tavaksi aina tunnustaa tiimin jäsenen saavutukset toiminnalliselle johtajalleen.
- Ole intohimoinen työssäsi. Positiivisuus ja intohimo ovat tarttuva voima, joka siirtyy tiimin yksilöstä toisiin
- Toimi aina sen mukaan, mitä olet luvannut. Se kehittää luottamusta ja tekee tiimistä luotettavan johtajasta
- Saarnaa ja toista, että tiimin jäsenten tulee aina ajatella tiiminä eikä yksilöinä
- Tarkkaile, jos tiimisi ei toimi yhdessä. Pyrkikää vakavasti ratkaisemaan mahdolliset konfliktit ja kouluttakaa ryhmätyötä
- Anna vastuuta ja rajoitettua päätöksentekovaltaa tiimisi jäsenille. Tämä antaa heille voimaa ja auttaa heitä tekemään työnsä tehokkaammin. On kuitenkin myös tärkeää, että he oman harkintansa lisäksi pyrkivät vakavasti noudattamaan antamiasi ohjeita.
Tehokas kommunikointi #
Viestintä on avain minkä tahansa projektin onnistumiseen. Projektipäällikkönä olet vastuussa tiimin pitämisestä yhdessä ja ajan tasalla tehokkaan viestinnän avulla. Sinun on käytettävä erilaisia alustoja, kuten puhelin, sähköposti, kokous jne. Tavoitteesi saavuttamiseksi.
Ensinnäkin sinun pitäisi keskittyä olemaan hyvä kuuntelija ja pyrkiä sitten kommunikoimaan tehokkaasti. Tiimin jäsenillä on taipumus kunnioittaa ja arvostaa johtajaa, joka on tarkkaavainen heidän mielipiteisiinsä, ongelmiinsa ja vastaväitteisiinsä. Lisäksi tarkkaavainen kuuntelu antaa sinulle myös palautetta prosessin kulusta ja tiimisi ymmärtämistasosta.
Toinen viestinnän osa on riittävä koordinointi sinun ja hankkeen sidosryhmien välillä. Sinun on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet, jotta sidosryhmät voivat saada tietoja. Tämä voidaan tehdä vaiheittain, jolloin projektitiimillä on pääsy kaikkiin perustietoihin yhteistyöympäristössä. Kuka tahansa tiimin jäsen voi vuorostaan ottaa haltuunsa projektin tiedonjakojärjestelmän.
