3.0 Projektin käyttöönoton vaiheet (osa 2)

Kehitys #

Kehitysvaiheen aikana kootaan kaikki projektin toteuttamiseen tarvittavat komponentit. Mahdollisiin toimittajiin tai alihankkijoihin otetaan yhteyttä, laaditaan aikataulu, tilataan tarvikkeita ja työkaluja sekä neuvotaan työntekijöitä. Kun toteutusvaihe on valmis aloittamaan, kehitysvaihe on valmis. Kaikki asiat on selvitettävä täytäntöönpanosta vastaaville henkilöille.

Muodollinen kehitysvaihe on ehkä tarpeeton tietyille hankkeille, erityisesti pienemmille. Olennaista on, että on selvää, mitä on toteutettava täytäntöönpanovaiheen aikana, kuka ja milloin.

Toteutus #

Toteutusvaiheessa hanke saavuttaa muodon. Tämä vaihe sisältää hankkeen lopputuloksen rakentamisen. Ohjelmoijat koodaavat, suunnittelijat luovat visuaalista sisältöä, urakoitsijat rakentavat ja todellinen uudelleenjärjestely tapahtuu. Tänä aikana projekti tulee ilmeiseksi ulkopuolisille, jotka saattavat uskoa, että hanke on juuri alkanut. The

Toteutus on “tekeminen” -vaihe, ja se on kriittisen tärkeää vauhdin ylläpitämiseksi koko ajan.

Yhdessä tapauksessa projektiryhmä ei tiennyt, että yksi tärkeimmistä tiimin jäsenistä oli tulossa vanhemmaksi, joten hän olisi ollut täysin poissa käytöstä noin kuukauden ajan. Kun oli aika korvata hänet, ulkopuolinen asiantuntija kutsuttiin estämään joukkueen hionta pysähtymään. Vaikka tiimi pystyi pitämään, ulkopuolinen asiantuntemus vei huomattavan osan budjetista.

Toteutusvaiheen lopussa tuloksia verrataan määrittelyvaiheen aikana laadittuun luetteloon vaatimuksista. Lisäksi se arvioidaan suhteessa malleihin. Esimerkiksi testaamalla voidaan varmistaa, että online -sovellus tukee Internet Explorer 5: tä ja Firefox 1.0: aa tai uudempaa. On mahdollista tarkistaa, onko rakennuksen verhous rakennettu sopimuksen mukaisesti vai ovatko käytetyt materiaalit todella määrittelyvaiheen aikana määriteltyjä. Tämä vaihe on valmis, kun kaikki kriteerit on täytetty ja tuloksena oleva tuote on suunnittelun mukainen.

Hankkeeseen osallistuvien on pidettävä mielessä, että on hyvin harvinaista saada tuote, joka täyttää tarkasti kaikki määrittelyvaiheen aikana ilmoitetut kriteerit. Hankkeen toteuttamisen aikana odottamattomat tapahtumat tai ymmärryksen kehittyminen voivat pakottaa projektiryhmän poikkeamaan alkuperäisistä vaatimuksista tai muista suunnitteluasiakirjoista.

Tämä on mahdollinen kiista, varsinkin jos ulkoinen asiakas on tilannut hankkeen lopputuloksen. Tietyissä tapauksissa asiakas voi vedota määrittelyprosessin aikana saavutettuihin sopimuksiin.

Yleensä vaatimuksia ei voi muuttaa, kun määrittelyprosessi on valmis. Tämä koskee myös malleja: kun suunnitteluprosessi on valmis, sitä ei voi muuttaa. Jos tämä on tarpeen (kuten joskus tapahtuu), hankkeen vetäjän on varmistettava, että muutokset ilmoitetaan kaikille sidosryhmille (erityisesti päätöksentekijöille tai kuluttajille) mahdollisimman pian. Lisäksi on erittäin tärkeää, että tehdyt muutokset kirjataan oikein, jotta vältetään tulevat väärinkäsitykset. Lisätietoja hankkeen asiakirjoista on myöhemmin tässä oppaassa.

Sulje ja seuraa #

Vaikka seurantavaihe on kriittinen, se jätetään usein huomiotta. Tässä vaiheessa tehdään kaikki olennaiset järjestelyt hankkeen onnistumisen varmistamiseksi. Seurantavaihe voi sisältää käsikirjojen luomisen, käyttäjille annettavan opetuksen ja koulutuksen, tukipalvelun perustamisen, tuloksen ylläpitämisen, itse hankkeen arvioinnin, hankeraportin kirjoittamisen, juhlan järjestämisen juhlimaan tuloksen saavuttamista, projektitiimin siirtämistä johtajille ja projektitiimin purkamista.

Seurantavaiheen keskeinen kysymys on milloin ja missä projekti päättyy. Projektipäälliköt vitsailevat usein, että ensimmäiset 90% projektista etenee nopeasti ja viimeiset 10% voi kestää vuosia.

Hankkeen rajat on arvioitava hankkeen alusta alkaen, jotta hanke voidaan sulkea seurantavaiheessa, kun se saavuttaa nämä rajat.

Osallistujille on joskus epäselvää, onko projektin lopputulos prototyyppi vai toimiva tuote. Tämä on erityisen yleistä luovissa aloitteissa, joiden tulokset ovat epävarmoja. Vaikka asiakkaat voivat odottaa tuotteen saamista, projektiryhmä voi uskoa, että se kehittää prototyyppiä. Tällaiset tilanteet syntyvät parhaiten seuranta-aikana. Harkitse esimerkkiä ohjelmistokehitystyöstä, jonka tarkoituksena on vahvistaa uusi idea. Oli huomattavaa huolta siitä, onko mahdollista saada mitään tuloksia.

Lopulta hankkeella oli myönteisiä tuloksia. Tiimi tuotti ohjelmistot, jotka toimivat hyvin, ainakin testausympäristön rajoissa. Tietotekniikkaan tuntematon asiakas uskoi saaneensa toimivan tuotteen. Loppujen lopuksi se oli toiminut hänen toimistonsa tietokoneella. Vaikka ohjelma toimi hyvin, kun se asetettiin viidenkymmenen työntekijän tietokoneille, prototyyppi kehitti ongelmia ja muuttui epävakaaksi.

Vaikka ohjelmoijat pystyivät korjaamaan ohjelmiston, he joutuivat odottamaan aikaa, koska he olivat mukana seuraavassa projektissa. Lisäksi heillä ei ollut juurikaan kiinnostusta korjata sitä, mitä he pitivät kokeiluna. Useita kuukausia myöhemmin, kun Microsoft esitteli Windows Service Pack 2: n, ohjelma lakkasi toimimasta kokonaan. Asiakas oli raivoissaan siitä, että “tuote” oli lopetettu.