Dette afsnit kræver en konkret handlingsplan. Du vil nu blive bedt om formelt at påbegynde den praktiske anvendelse af dit forud planlagte projekt. Du bliver nødt til at overvåge dine teamaktiviteter i overensstemmelse med de præ-identificerede leverancer, der er angivet i projektplanen. Nedenfor er et eksempel på en dagsorden, der kan bruges til at starte mødeprocessen:
Efter mødet er afsluttet, vil du blive bedt om at skrive en kick-off møderapport og sende den til alle større interessenter. Dette skal ske hurtigst muligt, dvs. inden for en dag eller højst 2 dage efter mødet.
Pro-tip:Gør det til en vane altid at sende møderapporter og referater efter hvert møde. Disse bør derefter kompileres sammen med andre projektdokumenter og opbevares på et sted, der er tilgængeligt for alle projektets interessenter.
Ledelse og ledelse#
Projektledere har ofte en tendens til at have bredere roller og ingen entydig autoritet. Rollen som projektleder anses således for at være en tvetydig rolle, hvor han leder personer, der er både junior og senior for ham med hensyn til deres projekterfaring. Som projektleder har du derfor brug for visdom til at styre teams af individer med forskellige anciennitetsniveauer, forskellige afdelinger, forskellige kompetencer og forskellige kulturer.
Du har brug for teoretisk viden om ledelses- og ledelsesstile og skal vælge stilen passende i overensstemmelse med scenariet i hånden. Den detaljerede diskussion af dette emne ligger uden for rækkevidden af vores projektledelsesvejledning; tre hovedtyper af ledelsesstile er dog anført nedenfor:
- Opgaveorienteret ledelse: Det er fokuseret på opnåelse af projektleverancer gennem korrekt organisering af ressourcer og mennesker
- Deltagende ledelse: lederen opfordrer til, at projektteamet deltager i beslutningsprocessen. En sådan stil hjælper med at indprente en følelse af selv og koordination, men er måske ikke egnet, når der er behov for hurtig og hurtig handling.
- Direktivledelse: Teamet er lavet til at handle efter ledelsespersonalets anvisninger. Denne stil fraråder individuelle meninger og deltagelse, men er effektiv i krisetider.
Bemærk:Projektlederen skal vide, hvornår hvilken stil eller en blanding af stilarter skal tages i brug. Desuden skal den valgte stil tilpasses efter kravene i din nuværende situation, organisation, projektteam, område og projektresultat.
Sikre optimalt arbejde af dit team#
For at et projektteam skal fungere optimalt, er projektlederen nødt til at gøre en smart indsats for at holde alle ting på sporet. Følgende faktorer skal tages i betragtning, for at et projektteam kan arbejde effektivt:
- Klar identifikation af hver enkelt persons roller og ansvar
- Lyt først og kommuniker derefter. Ledere bør først være gode lyttere, ellers vil teamet måske ikke lytte til deres kommunikation
- Undlad aldrig at anerkende og komplimentere. Projektlederen bør gøre det til en vane altid at anerkende et teammedlems præstationer over for deres funktionelle leder.
- Vær passioneret i dit arbejde. Positivitet og passion er en smittende kraft, der går fra én person i et team til andre
- Ret altid efter, hvad du har lovet. Det udvikler en følelse af tillid og gør teamet pålideligt over for lederen
- Forkynd og gentag, at teammedlemmer altid skal tænke som et team og ikke som individer
- Observer, om dit team ikke arbejder sammen. Gør en seriøs indsats for at løse eventuelle konflikter og giv træning i teamwork
- Giv dine teammedlemmer ansvar og begrænset beslutningskraft. Dette vil styrke dem og hjælpe dem med at få deres arbejde udført mere effektivt. Alligevel er det også vigtigt, at de ud over deres egen dømmekraft også gør en seriøs indsats for at overholde de retningslinjer, du har givet.
Effektiv kommunikation#
Kommunikation er nøglen til ethvert projekts succes. Som projektleder får du ansvaret for at holde teamet sammen og opdateret gennem effektiv kommunikation. Du skal bruge forskellige platforme såsom telefon, e-mail, møde osv. for at nå dit mål.
For det første bør du fokusere på at være en god lytter og derefter stræbe efter at kommunikere effektivt. Teammedlemmerne har en tendens til at respektere og værdsætte en leder, der er opmærksom på deres meninger, problemer og indvendinger. Derudover vil opmærksom lytning også give dig feedback vedrørende procesflowet og dit teams forståelsesniveau.
En anden facet af kommunikation er tilstrækkelig koordinering mellem dig og projektets interessenter. Du bør træffe passende foranstaltninger for at give adgang til information til interessenterne. Dette kan gøres i en trinvis proces, hvor projektteamet vil have adgang til al grundlæggende information i et samarbejdsmiljø. Ethvert teammedlem kan igen ansættes til at overtage projektets informationsdelingssystem.
