Når du er blevet udpeget som projektleder, bør næste skridt i denne henseende være at komme i gang med dit projektcharter. Generelt bør et projektcharter have følgende oplysninger:
Din klare betegnelse som projektleder. Dette bør omfatte din pligt og bemyndigelse til at bruge de forhåndstildelte ressourcer for at drive projektet hen imod afslutning. Dette gøres normalt af interessenterne eller projektsponsorerne.
Hvis en formel kontrakt er underskrevet, skal han henvise til den med henblik på at påbegynde projektet
Tilvejebringelse af en kort oversigt over de leverancer, tjenester eller produkter, der er udpeget til at blive produceret af projektet
Når projektcharteret er gennemgået af lederen, skal han:
Kom i kontakt med projektsponsorerne og forhør dig om eventuelle projektdokumenter, e-mails, breve, krav, projektgennemførlighed eller mødereferater knyttet til projektet.
Spørg interessenterne, om et lignende projekt er blevet gennemført før. Indhent alle dokumenter vedrørende det pågældende projekt og aftal et møde med den respektive projektleder for at bede om nødvendige retningslinjer.
Arbejdserklæringen (SOW)#
Den næste fase vil være SOW, hvor du bliver bedt om at danne en basislinje for dit projekt. SOW er et kritisk dokument, der skal forfines og konstant opdateres i takt med dit projekt. Dets fremskridt afhænger direkte af projektets kompleksitet, din viden og dine præferencer vedrørende emnet. Typisk består en SOW af følgende komponenter:
En Executive Summary#
Den omhandler en kort oversigt over projektets parametre såsom dets baggrund, mål, omfang, formål og overordnet projektplan.
Mål#
Dette afsnit vil omfatte målene for dit projekt. Ideelt set bør målene være praktiske og SMARTE, dvs.
- Specifikt: Målene skal være præcise, klare og angivet uden nogen tvetydighed
- Målbare: De skal have små afgørende målbare milepæle, som vil hjælpe dig med at beslutte klart, om du opfylder dine mål eller ej
- Opnåeligt: Din tilgang til at nå mål bør hverken være for snæver eller for ambitiøs. Forsøg ikke at prøve mere, end du nemt kan.
- Realistisk: Dine mål bør sættes under hensyntagen til dine ressourcer såvel som begrænsninger.
- Tidsbestemt: Deadlines og forfaldsdatoer skal være behørigt specificeret.
Omfang#
Dette afsnit forklarer det arbejde, der skal udføres, og omfatter det omfang, der tidligere var fastlagt i SOW. Denne sektion skal være specifik og er blandt de mest fremtrædende sektioner af SOW. Den indeholder også oplysninger om, hvad der ikke vil blive gjort for at undgå enhver forvirring i arbejdsgangen.
Resultater#
Dette afsnit vil omfatte en liste over resultater eller leverancer, der skal produceres ved afslutningen af projektet. Det skal bemærkes, at resultaterne skal angives uden nogen tvetydighed og på en måde, der er lettere at forstå for projektgruppen.
Projektrisici og antagelser#
Mens du planlægger ethvert projekt, kan du blive konfronteret med adskillige usikkerheder og ukendte problemer. Et sådant scenarie vil naturligvis være forbundet med nogle risici og deraf følgende forudsætninger for at overvinde risiciene. Projektrisici er afhængige af de tilgængelige ressourcer (f.eks. teammedlemmer, forsyninger, finansiering osv.) samt den aktuelle tidsramme. De identificerede risici skal tydeligt angives sammen med håndteringsstrategien og beredskabsplanerne for hver risiko.
Interessenter#
SOW bør omfatte en detaljeret liste over alle interessenter, der er forbundet med projektet, sammen med deres passende detaljer.
Pro-tip:Du bør få din SOW godkendt af interessenterne, så snart den er formuleret. Efter denne fase vil du være i stand til at fortsætte med din plan.
