6.0 Kontrol og overvågning af projektet

At kontrollere projektet betyder ganske enkelt at holde en omhyggelig kontrol af, om dit projekt skrider frem i overensstemmelse med projektplanen eller ej. I tilfælde af en afvigelse er lederen forpligtet til at handle i overensstemmelse hermed.

Ideelt set bør projektplanen bruges til at kontrollere og overvåge projektet. Det er imidlertid bydende nødvendigt, at der løbende foretages ændringer i projektplanen, efterhånden som projektet skrider frem.

Gennemgå møder #

Projektets fremskridt bør kontrolleres ved at holde revisionsmøder med jævne mellemrum. Følgende parametre bør huskes på, når sådanne møder afholdes:

  • Du bør forkæle dig for en uformel diskussion med dit team, inden der afholdes et møde
  • For det første skal du selv foretage en detaljeret projektgennemgang. Identificer problemer ved grundigt at analysere alle de opgaver, der skal udføres i de næste par uger, og diskuter dem derefter i dit gennemgangsmøde.
  • Sørg for at cirkulere mødedagsordenen på forhånd.
  • Hvis der skal træffes en vigtig beslutning, skal du sikre, at alle personer med myndighed til at træffe en sådan beslutning er til stede på mødet
  • Mødet bør startes med at fortælle sine vigtigste mål først.
  • Der bør foretages en detaljeret sammenligning af projektets aktive status og den planlagte plan.
  • Sørg for ikke at acceptere væsentlige afvigelser fra den oprindelige projektplan
  • Anmeldelsesmøderne bør være lange nok til at diskutere de underliggende spørgsmål, men ikke for lange til at se bort fra vigtigheden af deltagernes tid.
  • Gør en vane altid at afslutte mødet med at gentage de vigtige beslutninger og anbefale vejen frem.
  • Alle møder bør efterfølges af en møderapport, der skal udsendes inden for en dag efter mødet. Det kan ganske enkelt indebære den vigtige beslutning, eller det kan redegøre detaljeret for problemerne og foreslåede løsninger. Valget af detaljer afhænger af kompleksiteten af det aktuelle problem.

Konfliktløsning #

Konflikter vil helt sikkert ske, når mennesker med forskellige baggrunde har en tendens til at arbejde sammen. Konflikter på arbejdspladsen kan generelt opdeles i følgende kategorier:

  • Personlige konflikter mellem forskellige individer
  • Uklare eller overlappende roller og usikkerhed om den besluttende myndighed
  • Konflikter om forskelle i forventninger, præferencer og mål

En tilgang kendt som “win-win-tilgangen” har vist betydelige resultater i tilfælde af konfliktløsning på arbejdspladsen. Metoden omfatter:

  1. For det første bør du ty til forespørgsler fra begge parter for at lære mere om konflikten at kende
  2. Efter at have opnået tilstrækkelig information, arbejder du på at opnå et fælles grundlag for enighed mellem begge parter. Dette sikrer, at konfliktløsningen starter positivt.
  3. Du bør derefter bede de modstridende parter om at tænke over en mulig måde at løse problemet på
  4. Når løsningerne er fastlagt, skal du fokusere på en brugbar plan for at implementere de på forhånd identificerede løsninger
  5. Dokumenter og handle efter anbefalingerne

Win-win-metoden er bredt accepteret, da den giver et betydeligt rum for input fra begge de modstridende parter og giver dem mulighed for at gå hånd i hånd mod en mulig løsning. Det skal dog bemærkes, at denne tilgang ikke altid virker. I sådanne tilfælde skal du være enig med de modstridende parter om, at konflikten stadig er uløst. Følgende metoder kan derefter anvendes:

  • I tilfælde af en teknisk konflikt skal du gribe til at løse sagen gennem en teknisk ekspert og bede ham om hans værdifulde mening.
  • I tilfælde af en ikke-teknisk konflikt skal du involvere en senior manager eller en projektsponsor. Det skal bemærkes, at folk ikke kan lide at blive tvunget til at løse deres konflikter gennem en vejleder, derfor bør denne metode kun bruges, hvis alle andre metoder er mislykkedes.

Du skal også huske på, at visse konflikter faktisk kan være gode for teamet, da de kan åbne nye veje for samarbejde og koordinering. Man bør altid være opmærksom på løsning af multikulturelle konflikter, da referencerammen væsentligt ændrer sig i disse tilfælde, f.eks. Konflikter opfattes forskelligt i USA, Kina eller Indien. For at overholde leverancerne af dit projekt er det vigtigt at løse konflikterne så hurtigt som muligt.

Løsning af projektproblemer #

Projektproblemer kan generelt inddeles i følgende kategorier:

  • Relateret til mennesker: problemer relateret til mennesker kan skyldes, at dit team mangler den nødvendige færdighed til at nå de forud fastsatte mål. I sådanne tilfælde skal du:
    • Træn dine medarbejdere, hvis projektets budget og tidsplan tillader det. Sådanne uddannelser skal føjes på forhånd til din projektplan.
    • Prøv at få arbejdet udført via en forhandler eller ekstern konsulent.
  • Angående planlægning: Hvis dit projekt halter efter planen, bør du:
    • Afgræns projektprioriteterne, og se om alle aktiviteterne faktisk er vigtige eller ej
    • Arbejd med de eksisterende opgaver, og accepter ikke flere
  • Hvis projektomkostningerne overstiger det foruddefinerede budget:
    • Overvåg regelmæssigt projektomkostningerne, så eventuelle overskridelser kan identificeres hurtigst muligt
    • Projektets omfang bliver ved med at ændre sig

Store projektproblemer opstår på grund af følgende årsager:

  • Upassende planlægning: uklare aktiviteter, hvor processer ikke er korrekt dokumenteret, og potentielle risici ikke er blevet identificeret. Det er præget af forkert kommunikation, da projektlederen mangler erfaring med at styre sit team.
  • Dårligt omfang: målsætningerne og omfanget er enten for snævert eller for generaliseret, eller måske er de ikke i overensstemmelse med interessenternes krav.

Kontrollerende ændring #

Projektledere identificerer ofte at håndtere løbende forandringer som den mest udfordrende del af deres job. Sådanne ændringer er uundgåelige og påvirker ofte projektplanen, budgettet og undertiden også projektets resultater. Det er bydende nødvendigt at bruge en kontrol- og ændringsprotokol for at klare disse udfordringer. En sådan mekanisme involverer:

  1. Sørg for, at ændringskravene og anmodningerne sker skriftligt ved hjælp af en skabelon til ændringsanmodning
  2. Det næste trin er at gennemgå dine projektparametre såsom resultater, omkostninger osv. I overensstemmelse med de ønskede projektændringer. Det indebærer også at analysere, hvad der ville ske, hvis de ønskede ændringer ikke foretages.
  3. Du kan derefter enten acceptere eller afvise ændringsanmodningen. Du kan også involvere de vigtigste interessenter og dit projektteam i denne beslutning. Informer de berørte parter om, hvorvidt anmodningen er blevet accepteret eller afvist.
  4. Hvis ændringsanmodningen accepteres, skal du dokumentere den og opgradere projektplanen i overensstemmelse hermed.
  5. Lad anmoderen og alle berørte parter vide om accept og virkning af de ønskede ændringer. Du kan også inkludere denne diskussion i dit næste projektgennemgangsmøde.