5.0 Processen med projektgennemførelse

Dette afsnit kræver en bestemt handlingsplan. Du bliver nu forpligtet til formelt at starte den praktiske anvendelse af dit forud planlagte projekt. Du bliver nødt til at føre tilsyn med dine teamaktiviteter i overensstemmelse med de på forhånd identificerede leverancer, der er angivet i projektplanen. Nedenfor er et eksempel på en dagsorden, der kan bruges til at starte mødeprocessen:

Efter at mødet er afsluttet, skal du skrive en kick-off-møderapport og videresende den til alle større interessenter. Dette bør ske så hurtigt som muligt, dvs. inden for en dag eller højst 2 dage efter mødet.

Pro-tip: Gør en vane med altid at sende møderapporter og minutter efter hvert møde. Disse skal derefter udarbejdes sammen med andre projektdokumenter og opbevares på et sted, der er tilgængeligt for alle interessenter i projektet.

Ledelse og ledelse #

Projektledere har ofte en tendens til at have bredere roller og ingen klar autoritet. Rollen som projektleder anses således for at være en tvetydig, hvor han leder mennesker, der både er junior og senior for ham i forhold til deres projektoplevelse. Som projektleder ville du derfor have brug for visdom til at styre teams af personer på forskellige anciennitetsniveauer, forskellige afdelinger, forskellige færdigheder og forskellige kulturer.

Du får brug for teoretisk viden om ledelses- og ledelsesstile, og du skal vælge stilen passende i overensstemmelse med scenariet i hånden. Den detaljerede diskussion af dette emne ligger uden for omfanget af vores projektstyringsguide; tre hovedtyper af ledelsesstile er imidlertid anført nedenfor:

  • Opgaveorienteret ledelse: Det er fokuseret på opnåelse af projektleverancer gennem korrekt organisering af ressourcer og mennesker
  • Deltagende ledelse: Lederen opfordrer til, at projektteamet deltager i beslutningsprocessen. En sådan stil hjælper med at indprente en følelse af selv og koordination, men er muligvis ikke egnet, når der er behov for hurtig og hurtig handling.
  • Direktivledelse: teamet skal fungere efter ledelsen af chefstaben. Denne stil afskrækker individuel mening og deltagelse, men er effektiv i krisetider.

Bemærk: Projektlederen skal vide, hvornår hvilken stil eller en blanding af stilarter der skal anvendes. Desuden skal den valgte stil tilpasses efter kravene i din nuværende situation, organisation, projektteam, område og projektresultat.

Sikring af optimal funktion i dit team #

For at et projektteam kan fungere optimalt, skal projektlederen gøre en smart indsats for at holde alle ting på rette spor. Følgende faktorer skal overvejes for at et projektteam kan arbejde effektivt:

  • Klar identifikation af hver enkelt persons roller og ansvar
  • Lyt først og kommuniker derefter. Ledere bør først være gode lyttere, ellers kan teamet ikke være opmærksom på deres kommunikation
  • Afstå aldrig fra at anerkende og komplimentere. Projektlederen bør gøre det til en vane altid at anerkende et teammedlems resultater for deres funktionelle leder.
  • Vær lidenskabelig i dit arbejde. Positivitet og passion er en smitsom kraft, der går fra et individ i et team til andre
  • Handl altid efter det, du har lovet. Det udvikler en følelse af tillid og gør teamet pålideligt over lederen
  • Forkynd og gentag, at teammedlemmer altid skal tænke som et team og ikke som enkeltpersoner
  • Observer, hvis dit team ikke arbejder sammen. Gør seriøs indsats for at løse eventuelle konflikter og undervise i teamwork
  • Giv dine teammedlemmer ansvar og begrænset beslutningskraft. Dette vil styrke dem og hjælpe dem med at få deres arbejde udført mere effektivt. Alligevel er det også vigtigt, at de bortset fra deres egen dømmekraft også gør en seriøs indsats for at overholde de retningslinjer, du giver.

Effektiv kommunikation #

Kommunikation er nøglen til succes for ethvert projekt. Som projektleder får du ansvaret for at holde teamet sammen og opdateret gennem effektiv kommunikation. Du bliver nødt til at bruge forskellige platforme såsom telefon, e -mail, møde osv. For at nå dit mål.

For det første bør du fokusere på at være en god lytter og derefter stræbe efter at kommunikere effektivt. Teammedlemmerne har en tendens til at respektere og værdsætte en leder, der er opmærksom på deres meninger, problemer og indvendinger. Derudover vil opmærksom lytning også give dig feedback vedrørende procesforløbet og dit teams forståelsesniveau.

En anden facet af kommunikation er tilstrækkelig koordinering mellem dig og projektets interessenter. Du bør træffe passende foranstaltninger for at give interessenterne adgang til oplysninger. Dette kan gøres i en trinvis proces, hvor projektteamet har adgang til alle grundlæggende oplysninger i et samarbejdsmiljø. Ethvert teammedlem kan igen bruges til at overtage projektinformationsdelingssystemet.