5.0 Håndtering af projekter (del 2) – Kvalitet og information

Kvalitet #

Projektets resultat skal opfylde en række kvalitetskriterier. Dette gælder også projektets mange mellemliggende leverancer. Når man styrer et projekt, er det afgørende at fastlægge, blive enige om og dokumentere kvalitetskriterier i definitionsfasen. Disse kriterier må aldrig stå uden angivelse. Ved afslutningen af implementeringsprocessen kan en omfattende kravliste sammenlignes. Dette gør det muligt for projektteamet at demonstrere, at de overholdt projektets krav. Yderligere kvalitetskriterier kan fastsættes for visse projektaktiviteter. For eksempel kan et bestemt job udføres udelukkende af certificerede personer.

Overlegenhed i projektplanlægning:

  • Definer det krævede kvalitetsniveau for projektets slutresultat og mellemprodukter (dette foregår primært i definitionsfasen).
  • Definer det krævede kvalitetsniveau ved udførelsen af projektets forskellige operationer.

Overvågning af udviklingen med hensyn til kvalitet:

  • Valider (de mellemliggende) resultater.
  • Løs eventuelle problemer med kvalitet.
  • Bekræft, at det krævede kvalitetsniveau er opnået i projektrapportering,
  • Behandl eventuelle klager (især i opfølgningsfasen).

Projektledelse bliver skadet af perfektionisme. En pragmatisk tilgang til et projekts kvalitetsstandarder kan opsummeres som ‘Fint nok er godt.’ Initiativer, der forsøger at opnå størst mulig kvalitet, er ofte dømt til at mislykkes.

Organisation #

Teamet skal kontrolleres inde i et projekt. I de enkleste termer, teamledelse vælger, hvem der skal udføre hvilke opgaver fra en liste over mulige opgaver. Derudover omfatter den alle de bløde færdigheder (f.eks. Motiverende metoder, kommunikationsevner og ledelsesmåder), der kræves for at udføre en opgave med en gruppe individer. Uanset deres betydning, omfatter omfanget af denne vejledning ikke disse bløde færdigheder.

Organisationsstruktur i projektplaner:

  • Form teamet.
  • Delegere magt til teammedlemmer;
  • Tildel ansvar til teammedlemmer.
  • Aftal om tilgængelighed af personale med andre (projekt) ledere og øverste ledelse.

Overvågning af organisationens fremskridt:

  • Hold øje med teamet.
  • Hold øje med menneskelige faktorer (bløde færdigheder).
  • Fungerer som en forbindelse mellem projektets interessenter.

Information #

Informationskomponenten vedrører den måde, af hvem, og på hvilket grundlag valg kan træffes. Hvem har myndighed til at træffe beslutninger om visse aspekter af projektet? Er det projektlederen, klienten eller et teammedlem med betydelig ekspertise? Hvad og hvem bliver arkiveret? Vil værktøjer (f.eks. Et projektwebsted, en problemsporing, e-mail-meddelelser og en delt dagsorden) blive brugt? Disse og andre informative henvendelser skal behandles, inden et projekt startes. Organisationer, der regelmæssigt arbejder med projekter, har en række forskellige værktøjer (f.eks. Word -skabeloner) til styring af oplysninger inde i et projekt.

Projektplanerne indeholder følgende oplysninger:

  • Hvem og i hvilket format skal der gives oplysninger?
  • Hvilke data vil blive indsamlet, formidlet og arkiveret?
  • Hvordan vil informationsteknologi blive udnyttet?

Overvågning af igangværende oplysninger:

  • Planlæg periodiske konsultationer.
  • Sørg for, at de relevante oplysninger meddeles den relevante person.
  • Kontroller overholdelse af aftaler.
  • Udarbejd projektrapporten.
  • En liste over spørgsmål
  • Log over risici
  • Referat af møder

Problemlisten opregner alle emner, der skal behandles. Denne liste bør behandles hyppigt. En model for en handlings- og beslutningsliste er blevet leveret til at hjælpe med at spore fremskridt og dokumentere foretagne valg. Der er tilføjet en risikolog for at hjælpe med at dokumentere farer opdaget i løbet af et projekt.

Disse risici skal derefter afhjælpes og om nødvendigt fjernes under projektteamets næste møde. Endelig er der givet en prøverapport fra mødet for at demonstrere, hvordan denne form for rapport skal udarbejdes og arkiveres. Tillæg 3 indeholder en liste over nyttige tredjepartsværktøjer.

Et kritisk element for at beskytte projektinformation er, at alle valg skal kunne gentages. Beslutninger træffes ofte verbalt og registreres ikke. Uanset hvor indlysende sådanne valg synes for begge parter i øjeblikket, skal de i sidste ende dokumenteres. Hvis dette ikke kan opnås, kan det ikke -registrerede valg blive årsag til forvirring eller endda konflikt.

Mange initiativer forsinkes på grund af eksterne indgreb (f.eks. ‘Dette er endnu mere kritisk’, ‘dette er mere politisk korrekt’, ‘klienten vil have os til at arbejde med noget andet først’). Vedligeholdelse af en personlig dagbog for denne form for handling kan hjælpe projektledere med at bestemme årsagen til projektforsinkelser.