Du har tidligere arbejdet med arbejdserklæringen (SOW) og har indgående kendskab til dit projekt. Desuden er du også blevet opmærksom på de forskellige aspekter, antagelser og risici forbundet med dit projekt. Derfor bør du ty til yderligere planlægning, som omfatter:
- Detaljerede aktiviteter: En detaljeret Work Breakdown Structure (WBS) bør laves i overensstemmelse med arbejdskravene og tidsrammen
- Bestem afhængigheder: Der bør laves et netværksdiagram for at demonstrere afhængigheder mellem forskellige projektaktiviteter
- Identifikation af ressourcer: Tag dig tid til at identificere alle de ressourcer, der er nødvendige til projektet, herunder udstyr, arbejdskraft, økonomi, faciliteter osv.
- Fastsæt tidsplan: Arbejde med at opretholde en opnåelig tidsplan i overensstemmelse med projektets tidsramme og omdefinere projektets omfang.
- Projektledelsesplan: Saml og inkorporer alle oplysninger i en projektstyringsplan, der skal bruges som et grundlæggende dokument til dit projekt. Planen skal derefter godkendes af de primære interessenter, der er knyttet til projektet.
Arbejdsopdelingsstrukturen (WBS) #
WBS betragtes som et effektivt værktøj, der letter opførelsen af alle opgaver, der er involveret i ethvert projekt. Det er det første trin i projektplanlægningsprocessen. WBS -systemet giver dig mulighed for at danne hovedchefer vedrørende større aktiviteter, der skal udføres. Derudover kan du gruppere forskellige mindre opgaver under disse store aktiviteter, så du kan få et klart overblik over projektets udførelsesproces.
Et centralt trin i dannelsen af WBS er at identificere store milepæle og detaljerede sådanne opgaver, der skal udføres i en trinvis proces for at opnå effektiv opgavestyring . Bemærk, at der tidligere er blevet identificeret store milepæle i SOW. Denne tilgang vil give optimale resultater, hvis du og dit team er bekendt med arbejdsgangen, milepæle og projekt. Men hvis der er nedsat fortrolighed, bør du ty til at inkludere nogen i dit arbejdsområde (men ikke nødvendigvis i dit projekt) en person, der har tidligere erfaring med et sådant projekt.
For bedre forståelse, lad os tage et kig på en simpel WBS til et webstedsdesign:
Desuden kan følgende WBS tilpasses til projekter, der indeholder flere detaljer:
Pro-tip: Man bør være opmærksom på detaljeringsniveauet i WBS. Det skal variere mellem 3-5 for at lette forståelsen. Hvis den overstiger 5, bliver den mere og mere kompleks.
Netværksdiagrammerne #
WBS giver kun mulighed for at gruppere og strukturere arbejdsgangen, men den redegør ikke for afhængighederne i projektaktiviteter. Fremover kommer et netværksdiagram ind i billedet til dette formål. Netværksdiagrammer giver dig mulighed for at illustrere afhængigheder, rækkefølge og tidsplan for forskellige projektaktiviteter. Efter at have dannet dette diagram, vil du være i stand til at bestemme din projektplan i overensstemmelse med projektets tidslinje.
For yderligere forståelse kan du overveje følgende netværksdiagram over “Build Shed” -projektet:
Rektanglerne i ovenstående netværksdiagram viser de vigtigste aktiviteter, der skal udføres, mens pilene viser forholdet mellem disse aktiviteter. Fra omhyggelig observation kan følgende oplysninger indsamles fra netværksdiagrammet:
Få aktiviteter kan udføres parallelt med hinanden. Det inkluderer aktiviteten Cut Wood, Build Shed -basen og tilsyn med cementhærdning. Det er dog kun muligt, hvis der er forskellige teams, der arbejder side om side på hvert sæt aktiviteter.
Diagrammet har en række lyse og mørke pile. De mørke pile skildrer den kritiske vej, der kan forstås som områder eller aktiviteter i projektet, der vil bruge maksimal tid. Det omfatter aktiviteter såsom at bygge skurbase, føre tilsyn med cementhærdning og samle skur. Enhver forsinkelse i disse aktiviteter vil igen påvirke hele projektets tidsramme. Disse trin bør derfor overvåges nøje for at sikre rettidig projektafslutning.
Gantt -diagrammet #
Både WBS- og netværksdiagrammerne giver ikke et kort overblik over projektplanen i hånden. Et Gantt -diagram er af enorm betydning i denne henseende. Nedenfor er et Gantt -diagram til byggeskurprojektet:
Det skal bemærkes, at Gantt kort har ikke til hensigt at vise dig forholdet mellem forskellige projektaktiviteter. Men der er et par softwarepakker, der kan give dig mulighed for at skildre aktivitetsforhold gennem Gantt -diagram. De giver også mulighed for demonstration af projektoversigt og kritisk vej for dit projekt.
Bemærk, at du har lært at kortlægge projektaktiviteter og fastlagt en tidsplan gennem en omhyggelig bestemmelse af aktivitetssekvensen i dit projekt. Det næste trin i denne henseende er at udarbejde de nødvendige ressourcer, der er nødvendige for at fuldføre dit projekt. Når dette trin er gennemført, skal du muligvis gå tilbage til Gantt -diagrammet for at justere din projektplan.
Estimering af ressourcebehov #
Denne fase indebærer identifikation af de ressourcer, der er nødvendige for at udføre aktiviteterne i dit projekt. De nødvendige ressourcer vil omfatte økonomi, arbejdskraft, materiale, udstyr og andre krav. For eksempel, for at designe et websted, ville du muligvis have brug for software, programmører, udpeget plads til møder, computere, grafiske designere osv.
Mennesker som ressource #
Folk betragtes som den vigtigste ressource på ethvert område. Du bliver nødt til at identificere den ekspertise og den nødvendige færdighed, der komplimenterer det aktuelle projekt. Efter denne identifikation skal du finde personer, der matcher dine på forhånd identificerede færdigheder som en del af HR -ledelse . En optimal måde at gøre det på er at oprette et færdighedsark, der matcher færdigheder til de nødvendige aktiviteter. Derudover kan der også tilføjes specifikke kolonner for navnet på personer og deres oplysninger. Nedenfor er et eksempel på et færdighedsark:
Du kan tydeligt bemærke, at ovenstående diagram ikke kun indeholder færdigheder og aktiviteter, men det indkapsler også navne på enkeltpersoner, deres færdighedsniveau, deres start- og afslutningsdato, samlede omkostninger og de resultater, der forventes at blive produceret. Disse oplysninger skal indhentes og udfyldes så hurtigt som muligt. Du kan også blive bedt om at kontakte ledere for et par personer, du har brug for til projektet for at kontrollere deres tilgængelighed. Det tilrådes altid at krydstjekke oplysningerne med dit projektteam og være særlig opmærksom på følgende:
For det første, spørg den funktionelle leder om færdighederne og de indsatsdage, som en person vil kræve for at udføre de projektaktiviteter, der er tildelt ham gennem planlægning af arbejdsbyrden . Dette bør derefter krydstjekkes gennem den berørte person, der skal udføre aktiviteten.
Kontroller altid tilgængeligheden af dit projektteam ved at huske på deres personlige forpligtelser, ferier, andre projekter og sygefravær.
Omkostningerne til hver enkelt skal beregnes og registreres af den funktionelle leder. Det tilrådes at være detaljeorienteret i omkostningsberegning, da det vil tjene til at undgå fremtidige uoverensstemmelser.
Pro-tip: Arbejd med et kort hierarki til underskrivelse af projektbudgettet. Hvis du planlægger at få flere godkendelser, før projektbudgettering kan afsluttes og foretages, vil det have en tendens til at spilde meget af din tid. Derudover kan det også hæmme projektets tidsramme.
Ikke-personressourcer #
Ikke-personressourcer omfatter udstyr, maskiner, forsyninger, faciliteter og økonomi. I lighed med færdighedsarket udarbejdes et ikke-personligt tilgængelighedsark i denne henseende. Nedenfor er et eksempel på et tilgængelighedsark for ikke-personer:
Begge disse diagrammer giver en rimelig idé om de materielle og ikke-materielle ressourcer, der er nødvendige i dit projekt. Nu kan du gå tilbage til dit Gantt -diagram og foretage justeringer, ændringer og forbedringer korrekt. Flere parametre skal ændres afhængigt af tilgængeligheden af økonomiske ressourcer såvel som dine teammedlemmer.
Oprettelse af projektplan #
Projektplanen indeholder alle de oplysninger, vi tidligere har diskuteret, og alle de data, du har indsamlet indtil nu. Typisk indeholder en projektplan følgende afsnit:
Tidligere blev nogle af de vigtigste oplysninger om dit projekt opført i SOW som projektcharter. Du bliver nødt til at forfine dem begge korrekt. Desuden har du opnået væsentlig viden om dit projekt, og derved kan du vælge at inkludere eller ekskludere et af ovenstående afsnit.
Få din plan gennemgået af projektets primære interessenter. Husk, at et dokumentversionssystem af din plan er nødvendigt, da der vil være behov for små opgraderinger i løbet af dit projekt.
Pro-tip: Projektledelsens godkendelsesside skal underskrives af de primære interessenter, før du starter processen med projektgennemførelse.
