4.0 Håndtering af projekter (del 1) – Tid og projektbudgetter

Vedtagelsen af de seks faser tydeliggør et projekt, hvilket gør det lettere at administrere. Hvad gør præcist projektledelse medføre?

Til at begynde med er projektledere og teams ansvarlige for følgende komponenter:

1. Hold

Et projektteam består af personer, der vil arbejde sammen om at nå projektets mål. Gruppen er ofte sammensat af personer med forskellige baggrunde, som hver især bringer unikke oplysninger og evner.

2. Mål

Et ønsket resultat (eller mål) ønskes for et produkt. Noget realiseres ved afslutningen af et projekt. Et nyt stykke software blev udviklet, en organisation blev reorganiseret, eller en bro blev bygget. Af og til er projektets målsætning tvetydig eller mindre veldefineret. Mange initiativer kræver, at målet justeres, efterhånden som projektet skrider frem

3. Ressourcemangel

Tid og penge er altid begrænsede, når det kommer til at afslutte et job. Intet projekt er helt fri for tidsbegrænsninger.

4. Usikkerhed (risikostyring)

Et af initiativets kendetegn er, at deres succes aldrig er garanteret på forhånd. Selvom det tilsigtede resultat er opnået, er det uklart, om det vil blive opnået inden for det givne budget eller den givne tidsramme.

Det er temmelig usædvanligt, at et projekt tager tre gange så lang tid som forventet og koster dobbelt så meget. Derudover er det meget usædvanligt, at kun 30% af de første projektteammedlemmer forbliver på projektet, når det er afsluttet.

Selvom projektledere er ansvarlige for en række forskellige opgaver, styrer de faktisk projekter ved hjælp af kun fem parametre:

  • Penge
  • Tid
  • Kvalitet
  • Organisation

Disse fem karakteristika, som ofte omtales som ‘kontrolfaktorer’, diskuteres mere detaljeret nedenfor. Kontrolelementer er inkluderet i projektplanlægning, statusovervågning og rapportering.

Tid #

Tidselementet viser sig i et projekt via opgavefrister og den tid, der kræves for at fuldføre disse aktiviteter. Planlægningsstyring indebærer at færdiggøre tingene til tiden.

  • Bestem hvilke aktiviteter der skal udføres i hvilke faser af projektet.
  • Beregn varigheden af hver handling.
  • Bestem rækkefølgen, hvor opgaverne skal udføres.
  • Fordel personale og forsyninger.
  • Fordel aktiviteter over en periode.
  • Fastsæt de mest kritiske deadlines.

Overvågning af fremskridt: #

  • Hold øje med fremskridtene.
  • Hold øje med deadlines.
  • Omarrangere tidsplaner.
  • Rapport om den faktiske tidsramme for projektet.
  • Analyser og forklar, hvorfor nogle aktiviteter tog meget længere eller kortere end forventet.

Tidsplaner oprettes ved hjælp af en arbejdsopdelingsramme (WBS). En arbejdsopdelingsstruktur (WBS) er en opdeling af de aktiviteter, der skal udføres for at nå projektets mål. For at oprette en tidsplan skal du først bestemme den tid, der kræves for hvert job, samt hvem der skal udføre hver opgave og hvornår. Søjlediagrammet eller Gantt -diagrammet er et meget brugt tidsstyringsværktøj.

En hurtigt ekspanderende organisation udvider konstant sin portefølje af initiativer. Efterhånden som virksomheden blev mere travl – varerne var meget efterspurgte – begyndte medarbejderne at føle sig pressede til at arbejde i en vanvittighed for at udføre alle de opgaver, der krævede færdiggørelse. Personalet ønskede øget ansættelse. På grund af udgiften var ledelsen tilbageholdende med at gøre det og skubbede i stedet de nuværende medarbejdere til at arbejde hårdere. Hvor meget arbejde kunne teamet klare effektivt? Dette spørgsmål syntes ikke at have nogen tilfredsstillende løsning, da organisationen manglede et tidtagningssystem.

Da et nyt projekt blev startet, blev der skabt et skøn over det estimerede antal timer, men ingen har nogensinde verificeret under eller efter projektet for at se, om dette skøn var korrekt. Ikke desto mindre blev projektledere opfordret til at bevare kontrollen med deres bestræbelser. Projektlederne klagede over, at de manglede kontrol over initiativerne i mangel af tidsregistre. De anede jo ikke, hvor lang tid det tog at gennemføre et projekts opgaver, og der var ingen måde at tilpasse sig.

En projektleder ønskede at spore sit teams timer. Registreringen afslørede, at projektet krævede fire gange det antal timer, der først var forventet. Efter en advarsel til projektlederen om at lade projektet komme ud af kontrol, besluttede ledelsen at implementere et tidssporingssystem.

Efter mange måneder blev det klart, at der eksisterede en række flaskehalse. Det blev opdaget, at næsten alle projekterne havde været over budget. I virkeligheden kræver enkeltpersoner, der er tildelt et projekt i hundrede timer, ofte tre gange det beløb. Denne åbenhed resulterede i, at der opstod nye problemer. På den ene side var der bestemt ikke tilstrækkelige mennesker til at gennemføre projekterne. Yderligere personale var påkrævet. At skaffe tilstrækkeligt personale kom til en stor omkostning. På den anden side syntes projekterne at have været tilbudt forbrugerne alt for billigt (i alt for få timer). Ledelsen var bekymret for, at hvis de begyndte at opkræve ekstra timer i deres skøn, ville de miste forretning.

Projektbudgetter #

Det økonomiske aspekt af projektet afspejles i projektbudget . Pengestyring inden for et projekt indebærer at sikre, at udgifterne holder sig inden for budgettet. I betragtning af at hovedparten af udgifterne i de fleste projekter er arbejdsrelaterede, er variablerne penge og tid (arbejdstimer) uløseligt forbundet.

Penge i projektplaner: #

  • Fastlæg teammedlemmernes kompensation.
  • Beregn teammedlemmernes timer.
  • Tildel midler til teammedlemmer til specifikke opgaver.
  • Bestem omkostningerne ved materialer og værktøjer.

Overvågning af midler i transit #

  • Hold øje med pengestrømmen.
  • Forhandlinger med leverandører.
  • Undersøg nøjagtigheden af de første omkostningsestimater.
  • Lav justeringer af budgetterne.
  • Sørg for budgetændringer med kunden og/eller klienten.
  • Udarbejde regnskaber og opgørelser til projekter.
  • Lav en grundig analyse af den endelige finansielle rapport.