Hvert projekt har kommunikation forbundet med det, og ikke alle af dem er en god værdi. På trods af vigtigheden af kommunikation for et projekts succes, bruger nogle virksomheder stadig for meget på dette område – især hvis de ikke har et stærkt internt kommunikationsteam eller ikke sætter et på plads på eksterne projekter. Der er meget, der kan gøres for at strømline kommunikationen uden at ofre kvaliteten.
10 tips til kommunikationsomkostningsbesparelser til projektledere #
Det følgende er 10 tips til at spare omkostninger på dit næste projekt ved at skære ned på kommunikationsomkostninger:
- Tænk to gange om outsourcing af engagementer, hvor du skal holde et internt team beskæftiget. Hvis der ikke er nogen tvingende grund til at beskæftige sig med midlertidige ansættelser, så spring dem helt over. Outsourcing giver fordele ved omkostningsbesparelser og mere fleksibilitet end et medarbejderbaseret team, men det kan også medføre betydelige omkostninger i form af kommunikation.
Hvis det er muligt, undgå at bruge tjenesteudbydere, der er kendt for dårlig kommunikation. Der er mange virksomheder med et positivt ry for fremragende projektstyringsværktøj og stærke interne kommunikationer, der kan udføre det samme arbejde til en brøkdel af prisen. Dette gælder især, når du outsourcer engagementer i din egen baghave – den virksomhed, du bruger til at sikkerhedskopiere dit team, vil sandsynligvis have bedre uddannede medarbejdere på plads end et outsourcingfirma halvvejs rundt om i verden.
- Lej billigere leverandører. Dette følger af #1: Jo mere effektivt deres folk kommunikerer med dine folk, jo bedre vil de være i stand til at yde support og infrastruktur uden ekstra omkostninger og til en pris end andre leverandører, der tilbyder lignende tjenester.
- Kommuniker mere effektivt. Behandling af kommunikation som et nødvendigt onde fører ofte til en ufokuseret tilgang, der mangler kritisk information på vigtige tidspunkter. Nogle gange kommer dette fra dårlig erfaring eller dårlig træning – sjældent kommer det fra ondskab, selvom afsenderens hensigt er bevidst uvidenhed.
Løsningen på dette problem starter med bedre planlægning og forberedelse hos dem, der udvikler projektleverancer, men deres kolleger må tage del i ansvaret for god kommunikation – ellers vil der ikke være nogen klar handlingsplan, som de kan stole på.
Ved hvornår du skal mødes og hvorfor #
- Skær ned på møder. Hvis du vil have dine dagsordener og referater behandlet som igangværende værker, så fortsæt med at holde diskussioner, der ikke følger et logisk format, eller brug værktøjer som Etherpad. Men hvis du vil opmuntre dine teams til at avancere fra e-mail-alderen, så sørg for, at møderne er velplanlagte og fokuserede – og sæt et godt eksempel ved selv at være til stede.
- Brug de rigtige værktøjer. Dette område er et hyppigt mål for nedskæringer på trods af dets betydning. “Vi kan bare bruge Word-dokumenter,” eller “Lad os spare nogle penge og holde videokonferencer over en usikret kanal,” eller “Jeg har ikke brug for noget fancy.”
Er alle gadgets nødvendige? #
Virkelig? Hvorfor købte du så alle de iPads og højhastigheds wifi-routere sidste år? Projektledere forsøger ofte at reducere omkostningerne på kommunikationer, men overser områder, hvor flere investeringer faktisk kan give bedre resultater i forhold til cost/benefit-forhold.
- Find de rigtige mennesker. Hvis din virksomhed er som de fleste, er intern kommunikation ikke alles prioritet. Du skal starte med et virksomhedskommunikationsteam, når det kommer til eksterne projekter, men du kan gøre brug af interne ressourcer til mange områder af internt projektarbejde uden at skulle stole på midlertidige teams.
- Hav realistiske forventninger til, hvad PR-firmaer gør. Mange virksomheder outsourcer deres PR-indsats i håb om, at tredjeparter vil sænke omkostningerne eller forbedre resultaterne – men så ender med at være utilfredse med den manglende opmærksomhed, de får fra det eksterne bureau. Projektledere bør forvente det samme niveau af støtte og lydhørhed fra deres PR-partnere, som de ville forvente af leverandører, entreprenører osv. – og budgettere i overensstemmelse hermed.
- Mål resultater, ikke kun omkostninger. Hvis du forsøger at reducere omkostningerne til et eksternt projekt, så se på værdien af det, du har modtaget i form af udført arbejde, når du prøver at måle processens succes. Hvad koster timen, hvis du fortsætter med outsourcing? Hvad ville det have kostet, hvis din virksomhed havde ansat fuldtidsansatte?
Arbejd med dine eksterne leverandører #
- Kommuniker proaktivt med leverandører. Dette er et andet område, hvor virksomheder ofte undlader at budgettere tid og ressourcer effektivt – selvom timefaktureringer oplyses efter anmodning, udnytter mange virksomheder dem ikke, fordi de mangler erfaring med at håndtere tjenesteudbydere. Resultatet er, at de får mindre værdi for pengene, end de kunne have, fordi der er blevet sendt for meget arbejde ud til at blive udført af entreprenører, der ikke nødvendigvis er bekendt med virksomhedens mål.
- Brug interne ressourcer. Dette er af en eller anden grund en no-brainer, selvom det burde være indlysende for de fleste projektledere, at deres teams kan udføre en masse arbejde uden at skulle bruge penge på hjælp udefra. Bare sørg for, at alle ved, at de har en egeninteresse i at se resultater leveret inden for budgettet og til tiden – og du vil få stor støtte fra dit personale, som vil føle sig mere investeret i slutproduktet, hvis de havde mere input til udviklingen af det.
